Anulación y retractación de facturas electrónicas: paso a paso
Una factura emitida a la DIAN no se borra: se anula o corrige con nota crédito. Conceptos de corrección, emisión ante la DIAN y cruce con pagos.
«¿Cómo hacemos entonces para retractarnos?», «qué pena, es que la creamos varias veces, ¿cómo se hace para editar?» — son preguntas que llegan a diario a soporte. La respuesta corta: una factura electrónica ya emitida ante la DIAN no se puede borrar ni editar. La DIAN ya la recibió, ya tiene CUFE, y desaparecerla del sistema sería un incumplimiento. El camino correcto — y el único válido fiscalmente — es la nota crédito: un documento electrónico que resta o anula el valor de la factura, y que también se transmite a la DIAN. Aquí te mostramos cómo hacerlo en GouJana.
Paso 1 — Identifica tu caso: anular, corregir o retractación
La nota crédito lleva un concepto de corrección obligatorio, que le dice a la DIAN por qué la estás haciendo. Los conceptos disponibles son: devolución parcial de los bienes y/o no aceptación parcial del servicio, anulación de factura electrónica (cuando la factura completa no debió existir: duplicada, cliente equivocado, valores errados), rebaja o descuento parcial o total, ajuste de precio, y descuentos comerciales por pronto pago o por volumen de ventas. Si un cliente ejerce su derecho de retracto y devuelve la compra, el caso se resuelve igual: nota crédito por el valor devuelto (total o parcial). Si el error fue en los valores, anulas con nota crédito y luego emites la factura correcta.
Paso 2 — Crea la nota crédito
Entra al listado de Notas crédito y haz clic en añadir. Selecciona la factura de venta relacionada (el sistema trae el cliente y te permite cargar los mismos productos o servicios), elige el concepto de corrección del paso anterior, y en el detalle deja las cantidades y valores que quieres anular o disminuir: el total de la factura si es anulación completa, o solo las líneas afectadas si es parcial. Guarda. El paso a paso con pantallas está en la clase Crear notas crédito y en Notas crédito.
Paso 3 — Emítela ante la DIAN
Igual que la factura, la nota crédito es un documento electrónico: GouJana la transmite a la DIAN según el modo de envío configurado en tu facturación electrónica (al crear, asíncrono, automático o manual — los mismos modos que ves en la clase Modos de envío de facturas). Cuando la DIAN la acepta, la nota queda con su propio código electrónico y la factura original queda fiscalmente anulada o disminuida por ese valor.
Paso 4 — Ajusta la cartera y los pagos
Si la factura anulada ya tenía pagos registrados, cruza la nota crédito con esos pagos para que la cartera del cliente quede en ceros (o refleje la devolución del dinero si aplicó). Cómo aplicar una nota crédito a los pagos lo cubrimos en la clase Pagos con notas crédito.
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