Cómo cargar tus facturas: diferencia entre archivo ZIP y listado manual
Cuándo usar el botón Importar con el .zip/.xml de la factura electrónica, cuándo la causación automática desde la DIAN y cuándo el registro manual.
«¿Dónde me dijiste que toca subir cada ZIP? Yo veo un listado de facturas, ¿eso es lo que necesito?» — esta confusión es de las más comunes al empezar. La respuesta corta: ese listado que ves es el lugar correcto. El listado de Compras/Gastos es donde viven tus facturas de proveedor, y desde ahí mismo puedes cargarlas de tres maneras: subiendo el ZIP de la factura electrónica, dejando que GouJana las descargue solo desde la DIAN, o digitándolas a mano. Aquí te explicamos cuándo usar cada una.
Paso 1 — Entiende qué es el ZIP de una factura electrónica
Cuando un proveedor te factura electrónicamente, te llega un correo con un archivo .zip que contiene el XML de la factura (los datos oficiales que valida la DIAN) y su representación en PDF. Ese XML trae todo: el proveedor con su NIT, los productos o servicios, los valores y los impuestos. Por eso, subir el ZIP es mucho más rápido y seguro que digitar la factura: GouJana lee el XML y crea la compra sin errores de digitación.
Paso 2 — Cargar el ZIP desde el listado de Compras/Gastos
En el menú Facturación, entra a Compras/Gastos. Ahí está el listado que ya viste — y en la parte superior de ese listado encuentras la opción «Importar». Selecciona el archivo .zip o .xml que te llegó del proveedor y GouJana crea la compra automáticamente: tercero, productos, valores e impuestos. Solo te queda revisarla y confirmar. Si el sistema no reconoce alguno de los productos, te lo dice para que lo asocies o lo crees en el momento.
Paso 3 — ¿Muchas facturas? Usa la causación automática desde la DIAN
Si recibes varias facturas al mes, ni siquiera necesitas subir los ZIP uno por uno: en Facturación → Causación automática y conciliación de CUFES, GouJana se conecta con tu sesión de la DIAN, descarga y contabiliza automáticamente las facturas que tus proveedores te han emitido, y te muestra cuáles ya estaban registradas y cuáles no. Tienes el paso a paso en la clase Causación automática de gastos desde la DIAN y más contexto en Gastos y compras desde el XML de la DIAN.
Paso 4 — ¿Cuándo registrar manualmente?
El registro manual (botón de agregar en el mismo listado de Compras/Gastos) queda para los casos donde no existe un XML: compras con documento equivalente o tiquete de caja, gastos menores, proveedores que aún no facturan electrónicamente, o documentos soporte. Ahí sí digitas tú el proveedor, los conceptos y los valores.
Para profundizar, sigue con la clase de causación automática de gastos o mira cómo conciliar tu banco con inteligencia artificial una vez tus compras estén registradas.