Solución de errores comunes: retención de IVA que no aparece en la factura
Checklist para cuando la reteIVA no sale en la factura: catálogo de retenciones, base sobre el impuesto, retenciones por defecto del tercero y sugeridas del producto.
«No aparece la retención del IVA, ¿cómo hago para que salga?», «¿por qué mi pantallazo no coincide con el que me envió soporte?» — si estás en esas, tranquilo: casi siempre la reteIVA «que no sale» es un tema de configuración, no un error del sistema. Revisa estos puntos en orden y en el camino aprendes cómo funcionan las retenciones en GouJana.
Paso 1 — Verifica que la retención exista en el catálogo
Las retenciones se administran en el menú Facturación → Retenciones (en el mismo grupo donde están los Impuestos). Cada retención tiene nombre, tipo de retención (IVA, fuente, ICA…), porcentaje, base mínima y las cuentas contables que usa en compras y en ventas. Si la reteIVA que necesitas (por ejemplo, ReteIVA 15%) no está creada ahí, no va a aparecer en ninguna factura — créala o revisa que esté bien configurada.
Paso 2 — Revisa la base y la base mínima
Al configurar una retención defines sobre qué se calcula la base: sobre el valor del producto o sobre el impuesto. La reteIVA se calcula sobre el IVA — así que si el producto o servicio de la factura no tiene el IVA asociado, la base es cero y la retención no arroja ningún valor. Verifica que el producto tenga su impuesto de IVA en la factura. Y ojo con la base mínima: si la factura no alcanza el monto mínimo configurado, la retención tampoco aplica.
Paso 3 — Agrega la retención en la factura (o deja que cargue sola)
En la factura encuentras el campo Retenciones junto al total de impuestos, y el Total retenciones se calcula automáticamente con lo que selecciones. Además, GouJana tiene la opción «¿Cargar retenciones por defecto al crear una factura?» (activa de fábrica): el sistema recuerda las retenciones que aplicaste al cliente o proveedor en su último documento y las carga solas en el siguiente. Si a un tercero nunca le has aplicado reteIVA, la primera vez debes agregarla tú manualmente — de ahí en adelante el sistema la recuerda.
Paso 4 — ¿Tu pantalla no coincide con la de soporte? Revisa la configuración de facturación
GouJana permite dos modos de trabajar retenciones, y eso explica los pantallazos distintos: con la opción «Habilitar retenciones diferentes por detalle» activada, cada línea de la factura puede llevar sus propias retenciones (verás la columna de retenciones dentro del detalle); desactivada, las retenciones se aplican de forma global a todo el documento. Ambas pantallas son correctas — solo son configuraciones distintas de la misma cuenta. Estas opciones están en la configuración del módulo de Facturación.
Paso 5 — Sugerencia: precarga retenciones desde el producto
En la ficha de cada producto o servicio existe el campo «Retenciones sugeridas»: las retenciones que asocies ahí se sugieren al facturar ese producto. Configúralo en tus servicios sujetos a reteIVA y reduces el riesgo de que a alguien se le olvide aplicarla.
Para entender cómo quedan contabilizadas las retenciones, sigue con el curso de registros contables. Y si el tema es la causación de facturas de proveedor con sus retenciones, mira gastos y compras desde el XML de la DIAN.