1.4. Creación automatizada de gastos/compras a partir del XML con inteligencia artificial

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1.4. Creación automatizada de gastos/compras a partir del XML con inteligencia artificial Guía paso a paso

Paso 1 — Acceder a la opción de importación de archivos XML o ZIP Qué hay que hacer: Ir al asistente de importación dentro del formulario de creación de gastos y compras. Cómo hacerlo:

  1. Ingresar a contabilidad, luego a gastos y compras.
  2. Hacer clic en el botón verde Añadir.
  3. Hacer clic en el botón llamado importar ubicado en la parte superior del formulario. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Se despliega una ventana o asistente flotante para la carga de archivos.

Paso 2 — Cargar el archivo comprimido del proveedor Qué hay que hacer: Seleccionar e importar el archivo ZIP que contiene la información fiscal de la factura electrónica. Cómo hacerlo:

  1. Hacer clic en la opción para seleccionar archivo.
  2. Buscar en el computador el archivo con extensión .zip enviado por el proveedor.
  3. Hacer clic en el botón importar. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El sistema procesa el archivo y puede mostrar un mensaje de advertencia indicando que el usuario debe definir la información financiera del proveedor.

Paso 3 — Configurar la información financiera y fiscal del proveedor creado Qué hay que hacer: Completar los datos obligatorios del tercero que el sistema creó automáticamente a partir del archivo importado. Cómo hacerlo:

  1. Identificar el número de NIT o nombre del proveedor abriendo previamente el PDF de la factura si es necesario.
  2. Buscar el tercero creado en el sistema con ese nombre o NIT.
  3. Abrir la ficha del proveedor e ingresar a su configuración de información financiera y fiscal.
  4. Seleccionar el tipo de contribuyente, definir si es persona jurídica o natural, y marcar la casilla que indica si está obligado a facturar electrónicamente.
  5. Hacer clic en el botón guardar para almacenar los cambios del tercero. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: La ficha del proveedor queda actualizada con los parámetros fiscales requeridos por el sistema.

Importante: Cuando el proveedor no existe previamente en la base de datos, el sistema realiza una creación inicial con los datos básicos del XML, pero es de carácter obligatorio completar manualmente su información financiera y fiscal antes de consolidar la importación del gasto.

Paso 4 — Reintentar y procesar la importación del archivo comprimido Qué hay que hacer: Volver a subir el archivo ZIP una vez solucionados los datos fiscales del proveedor para que el sistema complete el formulario de gasto. Cómo hacerlo:

  1. Regresar al formulario de añadir gasto y compra.
  2. Hacer clic nuevamente en el botón importar.
  3. Seleccionar el mismo archivo .zip del proveedor y hacer clic en importar. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El sistema diligencia de forma automática todos los campos del encabezado, crea e ingresa las líneas de productos o servicios con sus respectivos valores unitarios y subtotales, y extrae de forma automática el archivo PDF anexándolo directamente en la sección de comentarios.

Paso 5 — Completar la validación y registrar el pago del documento importado Qué hay que hacer: Verificar la coherencia de los datos automatizados, asignar los impuestos faltantes y registrar el soporte de pago. Cómo hacerlo:

  1. Revisar visualmente que todos los valores, cantidades y descripciones coincidan exactamente con la factura del proveedor.
  2. Asignar de forma manual el impuesto de IVA en la línea de detalle si el sistema lo solicita o si no se cargó automáticamente.
  3. Ingresar una numeración interna o gasto del proveedor si se maneja un control específico.
  4. Dirigirse a la sección de pagos, seleccionar el método de pago empleado y el valor transferido.
  5. Hacer clic en añadir archivos en la sección de comentarios para cargar el pantallazo o comprobante de la transferencia bancaria realizada. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El documento queda completamente diligenciado, cuadrado en sus valores y con los soportes correspondientes enlazados.
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