1.1. Registro de gastos y compras - Parte 1
Cambios en Contabilización y Referenciación de Facturas
El sistema recomienda dejar el número de factura en blanco y usar la fecha de la factura electrónica para la contabilización.
Se debe colocar el número de factura del proveedor como referencia del comprobante de pago.
El sistema permite contabilizar un gasto sin factura física y sin documento soporte obligatorio.
Gestión de Proveedores en Sistema
Los proveedores son buscables por nombre o documento.
La sucursal define la bodega donde se incrementa el inventario.
1.1. Registro de gastos y compras - Parte 1 Guía paso a paso
Paso 1 — Ingresar al módulo de gastos y compras Qué hay que hacer: Navegar en el sistema para abrir la sección donde se gestionan los gastos y compras. Cómo hacerlo:
- Dirigirse al menú principal y seleccionar contabilidad.
- Hacer clic en facturación.
- Seleccionar la opción gastos y compras. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: La pantalla principal del módulo de gastos y compras con el listado de registros.
Paso 2 — Iniciar la creación de un nuevo registro Qué hay que hacer: Abrir el formulario para añadir un nuevo gasto o compra en el sistema. Cómo hacerlo:
- Ubicar el botón verde llamado Añadir en la pantalla.
- Hacer clic sobre el botón Añadir. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Un formulario en blanco con múltiples campos listos para ser diligenciados.
Paso 3 — Gestionar el número del gasto y compra Qué hay que hacer: Decidir el manejo del número fiscal o interno del documento. Cómo hacerlo:
- Dejar en blanco el campo llamado número del gasto y compra. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El campo permanece vacío para permitir la asignación automática por parte del sistema.
Importante: El número fiscal o número del gasto se genera automáticamente por el sistema si se deja en blanco, por lo cual se recomienda no llenarlo manualmente.
Paso 4 — Registrar la fecha del documento Qué hay que hacer: Asignar la fecha correspondiente a la causación o contabilización de la transacción. Cómo hacerlo:
- Hacer clic en el campo de fecha.
- Digitar o seleccionar la fecha actual o la fecha exacta que tiene la factura electrónica entregada por el proveedor. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: La fecha seleccionada queda visible en el campo del formulario.
Importante: En el escenario de una cuenta de cobro para emitir un documento soporte, esta fecha siempre debe corresponder a la fecha actual.
Paso 5 — Asignar el proveedor Qué hay que hacer: Seleccionar o crear el tercero que emite la factura o cuenta de cobro. Cómo hacerlo:
- Hacer clic en el campo proveedor.
- Escribir el nombre o el número de documento del proveedor para buscarlo en la base de datos.
- Seleccionar el proveedor de la lista desplegable si ya existe.
- Hacer clic en el botón verde con el signo más en caso de que el proveedor no exista para abrir el formulario de creación. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El nombre y documento del proveedor quedan fijados en el campo correspondiente.
Paso 6 — Seleccionar la sucursal Qué hay que hacer: Vincular el documento a una sucursal específica del sistema. Cómo hacerlo:
- Hacer clic en el campo de sucursal.
- Buscar y seleccionar la sucursal requerida de la lista. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: La sucursal seleccionada se muestra en el formulario.
Importante: La sucursal funciona dentro del sistema como si fuera un centro de costo y determina a qué ubicación física se aumentará el inventario en caso de ser una compra.
Paso 7 — Configurar información complementaria de la factura Qué hay que hacer: Diligenciar las condiciones de crédito, centros de costos, referencias y retenciones globales del documento. Cómo hacerlo:
- Desplegar la sección de más información si es necesario.
- Buscar o escribir la fecha de vencimiento en el campo respectivo si el proveedor otorgó un plazo de crédito.
- Dejar en blanco el campo de vendedor si no aplica para la operación.
- Seleccionar un centro de costos en su campo correspondiente si se requiere una segregación adicional a la sucursal.
- Escribir el número exacto de la factura entregada por el proveedor en el campo referencia comprobante de pago.
- Buscar por nombre o por tarifa una retención en el campo de retenciones globales y seleccionarla si aplica a todo el documento.
- Copiar el código CUFE de la factura del proveedor y pegarlo textualmente en el campo código cufe. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Todos los campos opcionales e informativos del encabezado quedan completados con los datos de soporte.
Importante: En el escenario de emitir un documento soporte, el código CUFE se asignará de manera automática por el sistema. El sistema no obliga a tener la factura física en la mano ni a emitir el documento soporte de forma inmediata para poder contabilizar el gasto.