1.2. Registro de gastos y compras - Parte 2
1.2. Registro de gastos y compras - Parte 2 Guía paso a paso
Paso 1 — Buscar y seleccionar el ítem en la sección de detalles Qué hay que hacer: Agregar los productos o servicios específicos al detalle del documento de gasto o compra. Cómo hacerlo:
- Dirigirse a la sección inferior de detalles de la factura.
- Hacer clic en el campo de búsqueda de producto.
- Digitar el nombre del producto, el código sku, el código del producto o usar el lector de códigos de barra.
- Revisar la disponibilidad en el indicador de existencias de la sucursal seleccionada que se muestra en pantalla.
- Hacer clic sobre el producto deseado en la lista de resultados para agregarlo al documento. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El producto se añade como una línea de detalle mostrando su codificación contable automática.
Importante: La clasificación de si un ítem es un gasto o una compra depende de su tratamiento contable y no del documento en sí. Si la codificación inicia con el número 5 afectará la cuenta de gastos, y si inicia con el número 14 afectará la cuenta de compras e inventario. Se pueden combinar ambos tipos de ítems en el mismo documento.
Paso 2 — Completar la información comercial del ítem Qué hay que hacer: Asignar la descripción, el precio unitario, las cantidades y los descuentos aplicables al producto o servicio seleccionado. Cómo hacerlo:
- Escribir información complementaria en el campo de descripción si es necesario, evitando redundar con otros campos.
- Digitar el valor neto en el campo de valor unitario del producto.
- Digitar el número de unidades adquiridas en el campo de cantidad.
- Ingresar el porcentaje de descuento en el campo de descuento en caso de que aplique. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El sistema calcula automáticamente el valor del subtotal y aplica el valor del descuento basado en el porcentaje ingresado.
Paso 3 — Configurar los impuestos del ítem Qué hay que hacer: Asignar los gravámenes tributarios correspondientes a la línea del detalle. Cómo hacerlo:
- Hacer clic en la columna de impuestos de la línea del producto.
- Buscar y seleccionar el impuesto correspondiente de la lista, como por ejemplo el IVA del 19% o el impuesto al consumo. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El impuesto seleccionado queda asociado a la línea del producto.
Paso 4 — Aplicar retenciones específicas por ítem Qué hay que hacer: Asignar retenciones en la fuente directamente a un producto o servicio de forma individual si no se aplicaron de forma global. Cómo hacerlo:
- Hacer clic en la columna de retenciones del ítem.
- Buscar la retención requerida digitando su nombre o su tarifa de aplicación.
- Seleccionar la retención de la lista si el sistema no muestra una advertencia de duplicidad. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: La retención se asigna a la línea correspondiente.
Importante: Si el sistema muestra el mensaje "retención en la cabecera de la factura... ya está aplicada para todos los detalles", significa que no es necesario volver a ponerla en la línea de detalle porque ya cubre a todo el documento.
Paso 5 — Guardar el documento preliminar Qué hay que hacer: Registrar en el sistema la información diligenciada en los detalles del gasto o compra. Cómo hacerlo:
- Hacer clic en el botón de guardar ubicado en el formulario. Qué deberías ver o sentir al sentir este paso: El sistema procesa los datos y almacena el registro del documento.