1.2. Registro de gastos y compras - Parte 2
Clase
Ingresar al módulo de gastos y compras
Navegar en el sistema para abrir la sección donde se gestionan los gastos y compras.
- Dirigirse al menú principal y seleccionar contabilidad.
- Hacer clic en facturación.
- Seleccionar la opción gastos y compras.
La pantalla principal del módulo de gastos y compras con el listado de registros.
Iniciar la creación de un nuevo registro
Abrir el formulario para añadir un nuevo gasto o compra en el sistema.
- Ubicar el botón verde llamado Añadir en la pantalla.
- Hacer clic sobre el botón Añadir.
Un formulario en blanco con múltiples campos listos para ser diligenciados.
Gestionar el número del gasto y compra
Decidir el manejo del número fiscal o interno del documento.
- Dejar en blanco el campo llamado número del gasto y compra.
Importante: El número fiscal o número del gasto se genera automáticamente por el sistema si se deja en blanco, por lo cual se recomienda no llenarlo manualmente.
El campo permanece vacío para permitir la asignación automática por parte del sistema.
Registrar la fecha del documento
Asignar la fecha correspondiente a la causación o contabilización de la transacción.
- Hacer clic en el campo de fecha.
- Digitar o seleccionar la fecha actual o la fecha exacta que tiene la factura electrónica entregada por el proveedor.
Importante: En el escenario de una cuenta de cobro para emitir un documento soporte, esta fecha siempre debe corresponder a la fecha actual.
La fecha seleccionada queda visible en el campo del formulario.
Asignar el proveedor
Seleccionar o crear el tercero que emite la factura o cuenta de cobro.
- Hacer clic en el campo proveedor.
- Escribir el nombre o el número de documento del proveedor para buscarlo en la base de datos.
- Seleccionar el proveedor de la lista desplegable si ya existe.
- Hacer clic en el botón verde con el signo más en caso de que el proveedor no exista para abrir el formulario de creación.
El nombre y documento del proveedor quedan fijados en el campo correspondiente.
Seleccionar la sucursal
Vincular el documento a una sucursal específica del sistema.
- Hacer clic en el campo de sucursal.
- Buscar y seleccionar la sucursal requerida de la lista.
Importante: La sucursal funciona dentro del sistema como si fuera un centro de costo y determina a qué ubicación física se aumentará el inventario en caso de ser una compra.
La sucursal seleccionada se muestra en el formulario.
Configurar información complementaria de la factura
Diligenciar las condiciones de crédito, centros de costos, referencias y retenciones globales del documento.
- Desplegar la sección de más información si es necesario.
- Buscar o escribir la fecha de vencimiento en el campo respectivo si el proveedor otorgó un plazo de crédito.
- Dejar en blanco el campo de vendedor si no aplica para la operación.
- Seleccionar un centro de costos en su campo correspondiente si se requiere una segregación adicional a la sucursal.
- Escribir el número exacto de la factura entregada por el proveedor en el campo referencia comprobante de pago.
- Buscar por nombre o por tarifa una retención en el campo de retenciones globales y seleccionarla si aplica a todo el documento.
- Copiar el código CUFE de la factura del proveedor y pegarlo textualmente en el campo código cufe.
Importante: En el escenario de emitir un documento soporte, el código CUFE se asignará de manera automática por el sistema. El sistema no obliga a tener la factura física en la mano ni a emitir el documento soporte de forma inmediata para poder contabilizar el gasto.
Todos los campos opcionales e informativos del encabezado quedan completados con los datos de soporte.