1.3. Registro de gastos y compras - Parte 3
Acciones y Recomendaciones
Se recomienda cargar vouchers y comprobantes para auditar futuros gastos y verificar pagos.
Funcionalidades del Sistema de Gastos
Revisar gastos y compras permite editar elementos por ID, proveedor, fechas de causación y sucursal.
Múltiples impuestos pueden aparecer en un mismo documento de gasto para detallar diferentes tasas impositivas.
Añadir pagos a proveedores requiere especificar valor, método de pago y fecha de pago.
El sistema permite cargar documentos en formatos PDF, imágenes y archivos XML para registro.
1.3. Registro de gastos y compras - Parte 3 Guía paso a paso
Paso 1 — Buscar y abrir un gasto o compra existente para edición Qué hay que hacer: Localizar un registro específico en la lista para modificar sus datos o consultar sus totales. Cómo hacerlo:
- Ir al módulo de gastos y compras en la ruta de contabilidad.
- Utilizar los filtros superiores digitando el ID del documento, el número del gasto, el nombre del proveedor, las fechas de causación o seleccionando la sucursal.
- Ubicar el registro en la lista resultante.
- Hacer clic en el botón con el ícono de lápiz llamado editar. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El formulario del documento se abre en pantalla mostrando toda la información guardada previamente.
Paso 2 — Interpretar y verificar el bloque de totales del documento Qué hay que hacer: Revisar los diferentes cálculos financieros automáticos realizados por el sistema en la parte inferior. Cómo hacerlo:
- Revisar el primer subtotal que corresponde a la suma directa de los valores unitarios por las cantidades.
- Verificar el valor del descuento y el subtotal resultante de restar el descuento al subtotal inicial.
- Observar el desglose de los impuestos donde se detalla el valor correspondiente a cada tarifa aplicada de forma independiente.
- Revisar el total sin retenciones y el desglose de los valores de retenciones aplicadas en el documento.
- Comparar el valor del campo total con el valor del campo debe. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Comprensión clara de los valores debido a que el total es el resultado neto de la compra y el campo debe refleja el saldo pendiente por pagar una vez descontados los pagos realizados.
Paso 3 — Registrar un pago al proveedor Qué hay que hacer: Asignar abonos o pagos totales al documento de gasto o compra para disminuir el saldo pendiente. Cómo hacerlo:
- Hacer clic en el botón Añadir otro pago al proveedor.
- Digitar el monto abonado en el campo de valor del pago.
- Seleccionar la opción correspondiente en el campo de método de pago.
- Ingresar la fecha real en la que se efectuó el desembolso en el campo fecha del pago.
- Escribir el número del comprobante de egreso o del voucher bancario en el campo referencia. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El sistema descuenta el valor ingresado y actualiza el saldo del campo debe.
Importante: La fecha del pago puede ser igual o completamente diferente a la fecha de emisión del documento. Se pueden registrar múltiples pagos parciales en fechas distintas hasta que el campo debe llegue a cero. Se recomienda llenar siempre la referencia para facilitar las conciliaciones bancarias futuras.
Paso 4 — Adjuntar documentos de soporte y evidencias de pago Qué hay que hacer: Subir los archivos digitales que validan legal y comercialmente la transacción y su respectivo pago. Cómo hacerlo:
- Dirigirse a la sección de comentarios en la parte inferior del formulario.
- Hacer clic en el botón Añadir archivos.
- Seleccionar desde el computador el archivo PDF, XML o preferiblemente el archivo ZIP de la factura electrónica enviado por el proveedor.
- Hacer clic en abrir para cargar el documento de la factura.
- Hacer clic nuevamente en Añadir archivos.
- Seleccionar el archivo de imagen, captura de pantalla o documento PDF que sirve de voucher o soporte del pago realizado.
- Hacer clic en abrir para cargar la evidencia del pago. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Los archivos se cargan al sistema mostrando una vista previa si son imágenes o un enlace de descarga si son archivos PDF o comprimidos.
Importante: Para efectos tributarios y de fiscalización se recomienda que cada registro cuente siempre con el archivo de la factura original y el soporte físico o digital del pago de la obligación.