2.2. Conectar resolución de factura electrónica
Conectar resolución de factura electrónica Guía paso a paso
Paso 1 — Navegación al módulo de empresas Qué hay que hacer: Acceder a la configuración de la empresa dentro del sistema para gestionar las resoluciones. Cómo hacerlo:
- Ir al menú principal y seleccionar la opción General.
- Hacer clic en Mis empresas.
- Ubicar la empresa correspondiente y pulsar el botón Editar. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Estarás dentro del formulario de edición de los datos de tu empresa.
Paso 2 — Apertura del gestor de resoluciones Qué hay que hacer: Abrir la sección específica donde se vinculan las numeraciones autorizadas por la DIAN. Cómo hacerlo:
- Buscar y hacer clic en el botón llamado Resoluciones.
- Visualizar la información técnica que el sistema trae automáticamente desde la DIAN.
- Opcionalmente, activar la casilla para organizar la vista de la información de forma más estructurada. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Aparecerá una lista con los datos técnicos y los campos para configurar las numeraciones en la parte inferior.
Paso 3 — Identificación y nombre de la resolución Qué hay que hacer: Asignar un nombre interno para diferenciar la nueva numeración de las anteriores. Cómo hacerlo:
- Escribir un nombre descriptivo en el campo de texto (ejemplo: Factura Electrónica 2025).
- Si se trata de una resolución que reemplaza a una vencida, desmarcar la casilla Activo de la resolución antigua.
- Asegurarse de que la nueva resolución tenga marcada la casilla Activo. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: La resolución tendrá una identidad clara dentro del sistema para uso interno.
Paso 4 — Registro de datos técnicos Qué hay que hacer: Ingresar los códigos y prefijos que identifican legalmente la resolución ante la DIAN. Cómo hacerlo:
- Copiar el Número de autorización (número del formulario o resolución) del PDF de la DIAN y pegarlo en el campo correspondiente.
- Ingresar la Llave técnica (solo para factura electrónica; si es documento soporte, usar la misma de la factura).
- Escribir el Pin del software, que por defecto es 75315.
- Escribir el Prefijo exacto que aparece en la resolución. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Los campos técnicos obligatorios estarán diligenciados correctamente.
Paso 5 — Configuración de rangos y vigencia Qué hay que hacer: Definir los límites numéricos y las fechas de validez de la resolución. Cómo hacerlo:
- Seleccionar el Formato de registro (Factura de venta para facturación o Gasto compra para documento soporte).
- Ingresar el Número inicial y el Número final autorizados.
- En Número actual, poner el número anterior al inicial (o el último emitido si viene de otro proveedor) para que el sistema continúe la secuencia.
- Seleccionar las fechas exactas en los campos Válido desde y Válido hasta. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El sistema conocerá el rango de folios disponibles y su periodo de legalidad.
Paso 6 — Finalización y predeterminación Qué hay que hacer: Clasificar el tipo de documento y establecer la resolución como principal si es necesario. Cómo hacerlo:
- Seleccionar en Tipo documento si es Factura electrónica o Documento soporte.
- Marcar la casilla Predeterminado si se desea que el sistema sugiera esta numeración automáticamente al crear una factura.
- Verificar que toda la información coincida con el documento oficial de la DIAN. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: La resolución quedará vinculada y lista para emitir facturas, notas crédito y notas débito.