2.1. Contabilización de los Gasto/sCompras
Configuraciones Contables Generales
El sistema tiene preconfiguraciones contables para facilitar procesos a no contadores.
La configuración contable recomendada debe depender del producto y la naturaleza de la empresa.
Módulo de Gasto y Facturación
Análisis de elementos de facturación: contabilizaciones por defecto, configuraciones y configuraciones por producto.
El módulo de gasto y compra centraliza cambios en productos, y el registro contable muestra el impacto de compras.
Integridad de Registros Contables
Los cambios en la configuración global o de producto no modifican los registros contables históricos.
La configuración nunca modifica la contabilización pasada.
Todos los registros contables son editables
Podemos usar herramientas para reclasificar cuentas, mover saldos contables o cierres contables
2.1. Contabilización de los Gasto/sCompras Guía paso a paso
Paso 1 — Ubicar la sección de artículos relacionados Qué hay que hacer: Acceder a los documentos e información cruzada que dependen directamente del gasto o compra abierto en pantalla. Cómo hacerlo:
- Desplazarse hacia la parte inferior del formulario de la compra o gasto.
- Localizar el enlace de texto llamado Ver artículos relacionados situado abajo del botón rojo de eliminar.
- Hacer clic sobre Ver artículos relacionados. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El sistema busca los nexos y despliega un listado con los diferentes módulos y documentos externos vinculados a la transacción.
Paso 2 — Abrir el detalle de los registros contables Qué hay que hacer: Consultar la partida doble o el asiento en el libro diario de la operación. Cómo hacerlo:
- Buscar en el listado de elementos relacionados la opción denominada registros contables.
- Hacer clic sobre registros contables. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: La pantalla muestra el asiento contable con un mensaje informativo indicando que el registro fue generado en otro módulo y que para editarlo de forma total se debe ir al módulo de origen.
Paso 3 — Modificar las cuentas de la contabilización generada Qué hay que hacer: Ajustar el destino de las cuentas débito o crédito sin alterar los valores monetarios ni los terceros involucrados. Cómo hacerlo:
- Revisar las consecuencias en el libro diario para identificar las cuentas por defecto asignadas por el sistema.
- Hacer clic sobre el campo de la cuenta contable de la línea del ítem que se desea reclasificar.
- Modificar la cuenta asignada por el sistema cambiando, por ejemplo, una cuenta de la clase 51 por una cuenta de la clase 71 o una de la clase 14 por equipos de computación en la 15.
- Hacer clic en el botón de guardar. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Las modificaciones en los códigos de cuentas quedan fijadas e impactan de forma directa el registro de la contabilidad general.
Importante: Los datos generales del encabezado como la fecha, los terceros, los valores de productos, cantidades e impuestos no se pueden editar desde el registro contable. Para realizar dichos cambios es obligatorio hacer clic en el enlace del objeto relacionado gasto y compra para regresar al documento original de facturación.
Paso 4 — Modificar la cuenta contable global por defecto Qué hay que hacer: Variar la cuenta preconfigurada que el sistema asignará automáticamente a las facturas nuevas cuando el usuario no sea experto contable. Cómo hacerlo:
- Dirigirse al menú principal y seguir la ruta contabilidad, configuraciones generales.
- Ingresar al bloque de parametrización del módulo de facturación.
- Localizar el campo llamado cuenta para los gastos de inventario o gastos completos.
- Digitar el número de la nueva cuenta que se desea dejar preestablecida.
- Hacer clic en el botón guardar o presionar la combinación de teclas control S en el teclado. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Los cambios de la configuración general quedan almacenados con éxito en la plataforma.
Importante: Se recomienda configurar las cuentas globales utilizando únicamente uno o dos dígitos de las cuentas mayores. Esto generará un desorden controlado que resultará fácil de auditar en el futuro para identificar qué transacciones fueron elaboradas por usuarios sin experiencia o sin tiempo para auxiliarizar la cuenta.
Paso 5 — Asignar cuentas contables específicas directamente en el producto Qué hay que hacer: Configurar la contabilidad personalizada a un ítem desde su inventario para saltarse la cuenta general por defecto. Cómo hacerlo:
- Ingresar a la sección de edición del producto o servicio deseado.
- Hacer clic en la pestaña denominada facturación.
- Ubicar los campos destinados a cuentas de ingresos, cuentas de inventario o cuenta del gasto.
- Escribir y seleccionar la cuenta exacta para los gastos o compras de ese ítem en particular.
- Hacer clic en el botón guardar. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Al volver a llamar al producto configurado en un documento de compra, el sistema asignará su cuenta particular y ya no la cuenta global definida en el paso anterior.
Importante: Los cambios ejecutados en la configuración global o en la ficha de los productos nunca modifican la contabilización pasada ni alteran los registros históricos ya creados. Los nuevos parámetros contables solo surtirán efecto y se aplicarán a los nuevos documentos guardados a partir del momento de la modificación.