3.1. Eventos título valor
3.1. Eventos título valor Guía paso a paso
Paso 1 — Validar los requisitos de la factura a crédito Qué hay que hacer: Asegurarse de que el documento de gasto o compra cuente con las condiciones técnicas obligatorias ante la DIAN antes de asociarle eventos. Cómo hacerlo:
- Ingresar al módulo de gastos y compras y abrir la factura electrónica enviada por el proveedor.
- Verificar que la factura tenga asignada de forma explícita una fecha de vencimiento válida.
- Confirmar que la casilla o parámetro ¿Es a crédito? se encuentre activada de forma explícita, ya que este es un requisito indispensable exigido por la normativa para dar origen a los eventos del documento. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: La factura en pantalla queda identificada y habilitada técnicamente por la plataforma para iniciar su transformación hacia un título valor negociable.
Paso 2 — Emitir el acuse de recibo de la factura electrónica Qué hay que hacer: Generar el primer mensaje electrónico XML obligatorio para informar al emisor y a la DIAN la recepción formal del documento fiscal. Cómo hacerlo:
- Ubicar la barra de herramientas o la sección destinada a los eventos de la factura electrónica DIAN dentro del formulario.
- Hacer clic sobre la opción o botón correspondiente para generar el Acuse de recibo de la factura.
- Confirmar el envío del archivo digital estructurado a la plataforma estatal. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El sistema transmite el XML vía Web Service, actualiza el estado del documento e informa que se ha confirmado la recepción, sirviendo como soporte inicial de la transacción pero sin ser un título valor todavía.
Paso 3 — Registrar el recibo del bien o prestación del servicio Qué hay que hacer: Tramitar el segundo evento obligatorio que valida la entrega física de la mercancía o la ejecución del servicio y que activa los plazos legales de aceptación. Cómo hacerlo:
- Volver a ingresar a la sección de eventos de la factura correspondiente.
- Seleccionar el evento denominado Recibo del bien o servicio prestado.
- Ejecutar la acción de firmado digital y transmisión automática. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: A partir de este momento exacto, la factura electrónica adquiere formalmente la calidad jurídica de título valor ante el RADIAN, dando inicio al periodo de 3 días hábiles para una aceptación tácita por parte de la empresa.
Paso 4 — Realizar la aceptación expresa o el rechazo del documento Qué hay que hacer: Manifestar de manera definitiva la conformidad con la transacción comercial o manifestar su rechazo argumentado. Cómo hacerlo:
- Evaluar si los artículos o servicios cumplen en su totalidad con las condiciones pactadas en el negocio.
- Si todo está correcto, seleccionar y enviar el evento de Aceptación expresa.
- En caso de inconsistencias o desacuerdos en valores o mercancías, seleccionar en su lugar el evento de Rechazo de la factura de venta. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: La cadena de evidencia digital se cierra inequívocamente ante la DIAN, blindando el 100% de la operación para que sea plenamente válida y deducible como costo, deducción o impuesto descontable en las declaraciones tributarias de la empresa.
Importante: Recuerda que debes realizar este proceso por cada una de las numeraciones que tengas autorizadas y registradas para eventos título valor en la plataforma, vinculando correctamente el tipo de evento en la configuración del sistema para garantizar el cumplimiento de la resolución No. 000085 de la DIAN.