1.6. Importación de facturas de gasto compra desde Excel
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1.6. Importación de facturas de gasto compra desde Excel Guía paso a paso
Paso 1 — Depurar y limpiar las columnas no deseadas del formato de Excel Qué hay que hacer: Eliminar del archivo descargado aquellas columnas opcionales que no se van a diligenciar para simplificar la estructura. Cómo hacerlo:
- Seleccionar las columnas de descripción, descuento e impuesto en la hoja de cálculo si no se planea ingresar esos datos de manera masiva.
- Hacer clic derecho sobre la selección y elegir la opción eliminar columnas. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Un archivo de Excel limpio que conserva únicamente las columnas obligatorias para la importación.
Paso 2 — Estructurar las referencias para agrupar ítems en facturas específicas Qué hay que hacer: Definir los identificadores en la columna de referencia para indicarle al sistema qué filas pertenecen a una misma factura y cuáles son documentos independientes. Cómo hacerlo:
- Asignar un mismo identificador de texto o número en la columna referencia a las filas consecutivas que corresponden a la misma factura.
- Verificar que las filas que comparten la misma referencia tengan exactamente el mismo proveedor en la columna usuario y la misma fecha en su respectiva columna.
- Asignar identificadores de referencia distintos a las filas que representan documentos de compras totalmente independientes. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Las filas quedan organizadas visualmente de modo que el sistema reconocerá, por ejemplo, tres ítems dentro de una sola factura y dos ítems en otra factura separada según la igualdad en sus campos de referencia.
Paso 3 — Configurar la sucursal y validar los requisitos del proveedor en el sistema Qué hay que hacer: Asegurar que los nombres de las sucursales coincidan textualmente con el software y que los proveedores cumplan con las casillas fiscales obligatorias. Cómo hacerlo:
- Ir al sistema, navegar hasta la sección de visualización de sucursales y copiar el nombre exacto de la sucursal requerida.
- Pegar el nombre exacto de la sucursal en la columna correspondiente del archivo Excel.
- Buscar el proveedor en el software y abrir su sección de información financiera y fiscal.
- Verificar que el proveedor tenga marcada al menos una casilla de clasificación fiscal en su ficha de configuración para evitar errores en la carga.
- Marcar de forma obligatoria la opción de obligado a facturar electrónicamente en la ficha del proveedor con fines puramente administrativos.
- Hacer clic en guardar en la ficha del proveedor, copiar su número de identificación fiscal y pegarlo en la columna usuario del archivo de Excel. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Los datos de sucursal y proveedor en el Excel coinciden de forma idéntica con los parámetros registrados en la plataforma.
Paso 4 — Aplicar los formatos de celda correctos a las columnas del archivo Excel Qué hay que hacer: Modificar el formato de los datos de fechas, identificaciones y valores de acuerdo con las exigencias de lectura del sistema. Cómo hacerlo:
- Seleccionar la columna de fechas y aplicar el formato específico de año, mes con dos dígitos y día separados por guiones.
- Seleccionar las columnas de referencia, sucursal, usuario y elemento, hacer clic derecho, ingresar a formato de celdas y establecerlas estrictamente como tipo texto.
- Revisar la columna de valores numéricos y cantidades para cerciorarse de que no tengan puntos, comas ni se encuentren expresados en notación científica.
- Guardar los cambios realizados en el archivo de Excel. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El archivo de Excel queda guardado con todas las celdas parametrizadas en los tipos de texto y formatos de fecha requeridos.
Paso 5 — Ejecutar y confirmar la importación del archivo de Excel en el sistema Qué hay que hacer: Subir el documento procesado a la plataforma para efectuar la creación masiva de las facturas de gastos y compras. Cómo hacerlo:
- Entrar al sistema e ir a la ruta de contabilidad, gastos compras.
- Hacer clic en el botón importar.
- Hacer clic en seleccionar archivo, buscar el documento de Excel guardado en la carpeta de descargas del computador y seleccionarlo.
- Hacer clic en el botón importar para procesar el archivo en la plataforma.
- Observar que el sistema muestre una vista previa con el listado de las facturas sombreadas completamente en color verde.
- Seleccionar un método de pago en el asistente si las facturas ya se encuentran pagadas, o ignorar el campo si se registrarán a crédito.
- Hacer clic en el botón confirmar importación. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El sistema muestra un mensaje de confirmación exitosa y genera de forma automática el listado de las nuevas facturas creadas con sus respectivos ítems agrupados correctamente según las referencias del Excel.
Importante: Si el formato o los datos presentan inconsistencias, el sistema arrojará una alerta visual de color rojo impidiendo continuar con la confirmación de la importación hasta que se corrija el archivo de Excel.