2.2. Pagos a proveedores parte 1
2.2. Pagos a proveedores parte 1 Guía paso a paso
Paso 1 — Comprender el origen doble del registro contable Qué hay que hacer: Analizar cómo el sistema procesa un documento que incluye su pago de forma inmediata. Cómo hacerlo:
- Crear una compra o un gasto e ingresar datos en el campo Añadir pago a proveedor de forma simultánea.
- Asignar el método de pago, el monto y escribir el número del voucher en la referencia.
- Hacer clic en guardar. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El sistema crea al menos dos registros contables independientes en la contabilidad general: uno que corresponde al movimiento de la compra o gasto y otro que equivale al comprobante de egreso por el pago efectuado.
Paso 2 — Auditar facturas de proveedores con o sin saldos pendientes Qué hay que hacer: Filtrar los registros comerciales según el estado de su obligación financiera para conocer qué se debe y qué está cancelado. Cómo hacerlo:
- Dirigirse al módulo de gastos y compras en el sistema.
- Hacer clic sobre la opción filtrar por debe en la parte superior.
- Seleccionar la opción no en el filtro para listar todos los documentos que no tienen ninguna deuda vigente.
- Cambiar el parámetro del filtro por debe seleccionando la opción sí para extraer únicamente los gastos o compras pendientes por pagar. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El listado se actualiza en pantalla mostrando exclusivamente las transacciones que cumplen con la condición de deuda seleccionada.
Paso 3 — Monitorear el flujo de efectivo desde el libro diario contable Qué hay que hacer: Rastrear los débitos y créditos que impactan las cuentas de caja o bancos mediante el reporte del libro diario. Cómo hacerlo:
- Ir al menú de contabilidad y hacer clic en el botón libro diario.
- Configurar los campos de rango de fechas para delimitar la búsqueda de información.
- Hacer clic en filtrar por cuenta.
- Digitar el número de la cuenta mayor o auxiliar de efectivo o bancos que se desea auditar. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El sistema genera en pantalla el reporte pormenorizado de las transacciones con sus movimientos débito y crédito del periodo seleccionado.
Importante: Un registro contable equivale al encabezado general del documento, mientras que una transacción contable representa cada uno de los ítems o los movimientos individuales cuenta por cuenta que dan origen al libro diario.
Paso 4 — Habilitar columnas de auditoría en el informe contable Qué hay que hacer: Agregar datos de identificación al reporte diario para asociar las cuentas con sus documentos de origen. Cómo hacerlo:
- Ubicarse en el informe del libro diario en pantalla.
- Hacer clic en el botón o menú de columnas.
- Buscar y activar la casilla correspondiente a registro contable.
- Arrastrar el campo de registro contable hacia el principio de la tabla para optimizar la lectura. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: La tabla del informe muestra el tipo y número de documento original al lado de cada movimiento débito o crédito.