2.3. Pagos a proveedores parte 2 (pagos máxivos)
2.3. Pagos a proveedores parte 2 (pagos máxivos) Guía paso a paso
Paso 1 — Seleccionar masivamente las facturas pendientes por pagar Qué hay que hacer: Marcar en el listado todos los gastos o compras que se van a cancelar bajo una misma operación de pago simultáneo. Cómo hacerlo:
- Ingresar a la sección de gastos y compras dentro del sistema.
- Visualizar la tabla de facturas que se encuentran con saldos pendientes en la columna debe.
- Marcar la casilla de selección ubicada en el extremo izquierdo de cada una de las filas de las facturas que se van a liquidar simultáneamente. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Las casillas de las facturas elegidas cambian a un estado activo o marcado y el sistema puede computar un indicador con la cantidad de registros seleccionados.
Paso 2 — Configurar el método de pago global Qué hay que hacer: Establecer el instrumento financiero o cuenta bancaria con la cual se liquidarán todas las obligaciones seleccionadas. Cómo hacerlo:
- Localizar el campo desplegable denominado método de pago situado en la parte superior de la tabla.
- Hacer clic sobre el campo desplegable.
- Buscar y seleccionar la entidad bancaria o el método correspondiente en la lista. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El método de pago elegido queda fijado en el campo global de la sección.
Paso 3 — Ejecutar el proceso de pago masivo Qué hay que hacer: Procesar la acción en lote para que el sistema emita los comprobantes y elimine las deudas pendientes. Cómo hacerlo:
- Ubicar el botón o menú llamado acciones en la barra de herramientas superior.
- Hacer clic sobre el botón acciones.
- Seleccionar la opción denominada pagar en la lista desplegable de acciones. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El sistema procesa los registros en bloque, muestra un mensaje confirmando que los pagos fueron registrados exitosamente y actualiza los valores de la columna debe de todas las facturas seleccionadas a cero.
Paso 4 — Ajustar manualmente la referencia de los comprobantes creados Qué hay que hacer: Editar de forma individual los pagos automatizados para reemplazar la referencia por defecto e ingresar el número real del soporte bancario o de egreso. Cómo hacerlo:
- Hacer clic sobre una de las facturas liquidadas masivamente para abrir su formulario detallado.
- Dirigirse a la sección inferior de pagos a proveedores.
- Identificar el campo de referencia, el cual contiene de forma automática el mismo número de la factura del proveedor.
- Hacer clic sobre el campo referencia, borrar el texto automatizado y escribir el número exacto del comprobante de egreso o del voucher de la transacción bancaria.
- Hacer clic en el botón verde de guardar para aplicar los cambios del documento. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Los datos de la referencia del pago quedan personalizados, lo cual asegura el soporte documental adecuado para las auditorías.
Importante: La fecha asignada por defecto a los comprobantes generados mediante el proceso masivo corresponderá exactamente al día real en el cual se esté ejecutando este movimiento dentro del sistema.