1.5. Descarga de plantilla para importación de facturas de gasto compra Guía paso a paso
Paso 1 — Localizar la opción de descarga de la plantilla en el sistema Qué hay que hacer: Ir a la sección de importación de archivos de Excel para obtener el formato oficial estructurado. Cómo hacerlo:
- Ingresar a la ruta de contabilidad y luego seleccionar gastos compras.
- Hacer clic en el botón importar disponible en la vista de la lista, o hacer clic en el botón verde añadir y presionar el botón importar dentro del formulario.
- Hacer clic en la opción llamada descargar plantilla de importación. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Un archivo en formato de Excel se descarga automáticamente al ordenador.
Paso 2 — Abrir el archivo e identificar las columnas obligatorias del encabezado Qué hay que hacer: Revisar la estructura del documento de Excel descargado para conocer los campos mandatorios relacionados con los datos generales de las facturas. Cómo hacerlo:
- Abrir el archivo de Excel guardado en las descargas del computador.
- Ubicar la columna referencia, la cual es obligatoria y sirve para agrupar diferentes filas de ítems bajo un mismo número de factura.
- Ubicar la columna sucursal, la cual es obligatoria y define la sede a la que se asignará la transacción.
- Ubicar la columna usuario, la cual es obligatoria y requiere que se digite el número de identificación o NIT exacto del proveedor.
- Ubicar la columna fecha, la cual es obligatoria para establecer el momento en que se generó la factura.
- Identificar las columnas opcionales de encabezado como CUFE, observación y fecha de vencimiento. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Una visualización clara de las primeras columnas del archivo de Excel destinadas a la identificación general del documento.
Importante: El NIT o número de identificación del proveedor que se ingrese en la columna usuario debe estar creado previamente como tercero en el sistema antes de subir el archivo.
Paso 3 — Identificar las columnas de condiciones comerciales e ítems de detalle Qué hay que hacer: Revisar los campos del archivo de Excel destinados a especificar los productos, servicios, cantidades y valores de la transacción. Cómo hacerlo:
- Ubicar la columna a crédito, la cual es obligatoria y exige ingresar el número cero si la factura no es a crédito o el número uno si la factura es a crédito.
- Ubicar la columna elemento, la cual es de carácter obligatorio y requiere el nombre del producto o servicio que se va a contabilizar en el sistema.
- Ubicar la columna descripción, la cual es opcional y sirve para detallar aspectos específicos del elemento.
- Ubicar la columna valor unitario, la cual es obligatoria y exige el precio base de cada ítem.
- Ubicar la columna cantidad, la concierta como obligatoria para definir el número de unidades o de horas facturadas.
- Identificar las columnas opcionales de descuento e impuesto, las cuales se pueden dejar vacías o ignorar si no se desean registrar desde el archivo masivo. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Comprensión completa de la estructura de datos obligatorios y opcionales necesarios para preparar el archivo de importación.