Ruta completa para retirar un empleado de nómina
Los 5 pasos de un retiro: novedad de retiro, liquidación del contrato, actualización de la ficha y emisión de la nómina electrónica del período.
«¿Cómo registro la novedad de retiro de un empleado que renunció?» Retirar a alguien de nómina no es un solo clic: hay que registrar la novedad, liquidar el contrato con sus prestaciones y dejar la ficha del empleado en el estado correcto para que no vuelva a salir en las próximas nóminas ni en el reporte a la DIAN. Esta es la ruta completa, en orden.
Paso 1 — Registra la novedad de retiro
Entra a Recursos humanos → Novedades y haz clic en Añadir. Selecciona al empleado y, en el campo Concepto, el tipo de novedad de retiro laboral. En la fecha de inicio pon el día del retiro: si la renuncia es a futuro, registra como fecha el último día realmente trabajado — esa es la fecha que usan la liquidación y el reporte del período. Adjunta la carta de renuncia o el soporte en el campo de archivo.
Paso 2 — ¿No te aparece la opción de retiro en novedades?
El listado de conceptos que ves al crear la novedad sale del catálogo de tipos de novedades (conceptos), y tiene dos filtros: primero, el concepto de retiro debe existir en ese catálogo (con el concepto oficial «Retiros laborales»); segundo, si el concepto no está marcado como público, solo lo ven los usuarios con el permiso de editar novedades sin validación. Si no lo ves, pídele al administrador de la cuenta que revise el catálogo en tipos de novedades o que lo cree/marque como público.
Paso 3 — Liquida el contrato
Genera la liquidación del contrato: GouJana calcula automáticamente cesantías, intereses sobre cesantías, prima proporcional, vacaciones causadas y no disfrutadas y, según la causal (renuncia voluntaria, despido sin indemnización o despido con indemnización), la indemnización correspondiente. El paso a paso completo está en la clase Liquidación de contrato de un empleado y en el Curso de Liquidación de Contratos y Prestaciones Sociales. Al confirmar, el sistema genera el documento de liquidación, el pago y su registro contable.
Paso 4 — Actualiza la ficha del empleado
En Recursos humanos → Empleados/Contratistas, abre al empleado y: (1) registra la Fecha fin del contrato, (2) desmarca Empleado activo para que no entre en las próximas nóminas, y (3) desmarca Con acceso al sistema si el empleado tenía usuario. Ojo: son dos casillas independientes — el propio sistema te advierte si desactivas al empleado pero le dejas el acceso activo.
Paso 5 — Emite la nómina electrónica del último período
El retiro se reporta a la DIAN dentro de la nómina electrónica del mes correspondiente, que se emite de forma consolidada y mes vencido. Emite normalmente el período en el que ocurrió el retiro para que quede reportado; revisa la clase de emisión de la nómina a la DIAN.
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