2.4 Artículo técnico: cómo se asigna la numeración a cada documento importado

Cuando GouJana importa un documento desde el XML de la DIAN, además de leer terceros, productos e impuestos debe decidir con qué numeración registrarlo. Esa decisión no es cosmética: la numeración define el consecutivo, la cuenta por cobrar o por pagar asociada y el control de rangos autorizados. Este artículo explica, paso a paso y con ejemplos, las reglas que se aplican hoy a cada tipo de documento.

Vocabulario mínimo

• Numeración: el registro donde configuras un Prefijo, un rango (Número inicial y Número final), el Formato de registro (ventas, gastos/compras…) y el Tipo de documento electrónico.
• Prefijo: las letras que anteceden al número, por ejemplo FE en FE1052.
• Rango autorizado: los números que la DIAN te habilitó para ese prefijo.
• Consecutivo: el número interno con el que GouJana ordena tus documentos.
• Referencia: el número que imprimió el proveedor (prefijo + número) y que se conserva tal cual.

Resumen por tipo de documento

1. Factura de venta emitida: prefijo y rango

Como la factura la emitiste tú, tu empresa controla sus numeraciones y siempre debería existir una que le corresponda. El sistema sigue estos pasos, en orden:

1. Busca por prefijo entre las numeraciones de venta de tu empresa. No distingue mayúsculas de minúsculas (fe = FE) y le da igual si la numeración está activa o no: una factura ya emitida existe aunque hoy desactives su numeración.
2. Si ninguna coincide, el documento queda pendiente.
3. Si coincide una sola, se usa esa, incluso si el número queda fuera de su rango.
4. Si coinciden varias, se usa la que contiene el número del XML entre su Número inicial y su Número final.

Ejemplo. Tienes dos numeraciones de venta con prefijo FE: una de 1 a 5000 y otra de 5001 a 10000. Llega la factura FE7210: coinciden las dos por prefijo, pero solo la segunda contiene el 7210, así que se usa esa. Si llegara FE12000, ninguna lo contiene y el documento queda pendiente hasta que crees o amplíes la numeración.

2. Factura recibida (gasto o compra): la numeración recomendada

Aquí el documento lo emitió tu proveedor, así que su prefijo no te pertenece y no se usa para elegir. GouJana busca entre las numeraciones con Formato de registro «Gastos / Compras» y Tipo de documento electrónico «No es para un Documento Electrónico», y recomienda una en este orden:

1. Activa y por defecto.
2. Si no hay, activa (aunque no sea la de por defecto).
3. Si tampoco, cualquier otra, aunque esté inactiva.
4. Si no existe ninguna, queda pendiente.

Dentro de un mismo nivel gana la numeración de la sucursal sobre la general de la empresa y, si aún hay empate, la más antigua. Una numeración inactiva por defecto no le gana a una activa.

La compra queda numerada con el consecutivo de esa numeración; el número que imprimió el proveedor se conserva en el campo Referencia (por ejemplo FE9988).

3. Documento soporte emitido: una sola numeración

Los documentos soporte que emite tu empresa a proveedores no obligados a facturar se registran como gastos. Se busca una numeración con Tipo de documento electrónico «Documento Soporte» y Formato de registro «Gastos / Compras»:

• Existe una sola: se usa.
• Existen varias: queda pendiente, para que tú elijas.
• No existe ninguna: queda pendiente, para que la crees.

Qué hacer cuando queda «Pendiente de numeración»

1. En los resultados de la causación, la fila aparece con el estado Pendiente de numeración y el enlace al documento.
2. Ábrelo. Verás el campo Numeración vacío.
3. Elige una numeración en la lista. Si no existe la que necesitas, usa el botón + junto al campo para crearla (solo aparece si tu usuario tiene permiso para crear numeraciones).
4. Pulsa Guardar.

Al guardar, el documento se contabiliza con los mismos asientos que cualquier otro. En una factura de venta se conserva el número que trae el XML; en una compra o documento soporte se asigna el consecutivo de la numeración elegida.

Lo que no cambia

• Las notas crédito y notas débito emitidas se importan como hasta ahora.
• Las notas de ajuste a compras y las compras creadas desde una imagen no exigen esta regla.
• Por ahora la pantalla de causación no importa documentos soporte recibidos, ni notas crédito o débito recibidas de proveedores.

Preguntas frecuentes

¿Por qué una factura de venta queda pendiente si ya tengo la numeración?

Casi siempre porque hay dos numeraciones con el mismo prefijo y el número no cae en ninguna, o cae en dos a la vez. Revisa que los rangos no se crucen.

¿Importa que la numeración esté inactiva?

Para una venta emitida no. Para una compra, una numeración activa siempre tiene prioridad sobre una inactiva.

¿Se duplican los documentos si repito el proceso?

No. Los documentos ya registrados se reconocen por su código (CUFE/CUDS), también los que están pendientes de numeración.

¿Se consume mi consecutivo con una venta importada?

El número de la factura de venta es el del XML. Las compras y documentos soporte sí reciben el consecutivo de su numeración.

Sigue con 3.1 Nómina electrónica.

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