1.1. Alimentación del inventario

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1.1. Alimentación del inventario Guía paso a paso

Paso 1 — Validación del control de inventario en el producto Qué hay que hacer: Verificar que los productos tengan activa la casilla de control de inventario para que el sistema registre sus movimientos. Cómo hacerlo:

  1. Dirígete a la lista de productos dentro de la plataforma.
  2. Observa la columna control de inventario en la tabla general de productos.
  3. Confirma que la casilla correspondiente al producto que vas a manejar esté marcada como activa sin necesidad de entrar a editarlo. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Verás la columna de control de inventario con la confirmación visual de que el producto tiene el seguimiento activo.

Paso 2 — Visualización de existencias y costos actuales Qué hay que hacer: Revisar el inventario disponible y la relación de costos en el módulo de existencias. Cómo hacerlo:

  1. Dirígete al menú principal y selecciona el aplicativo inventario.
  2. Haz clic en el módulo existencias para abrir la tabla de unidades disponibles.
  3. Busca el producto, por ejemplo pantalla, y observa la cantidad de unidades, el costo total y el precio de venta total que calcula el sistema automáticamente. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Verás las unidades exactas disponibles en la sucursal junto con los valores totales de costo y venta.

Paso 3 — Gestión de filtros por sucursal o almacén Qué hay que hacer: Configurar el filtro de almacén para ver el inventario global o por una sucursal específica. Cómo hacerlo:

  1. Ubica el botón filtrar en la parte superior de la tabla de existencias.
  2. Haz clic en el filtro de sucursal para cambiar entre las diferentes bodegas o puntos de venta creados.
  3. Remueve el filtro de sucursal si deseas ver el listado global de productos repetidos por cada ubicación con sus respectivas cantidades independientes. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: La pantalla actualizará las cantidades del producto según la sucursal seleccionada o mostrará el desglose por bodegas si quitas el filtro.

Paso 4 — Creación del documento de compra o gasto Qué hay que hacer: Registrar una factura de gasto o compra para ingresar nuevas unidades al inventario de reventa. Cómo hacerlo:

  1. Dirígete al módulo de contabilidad en el menú principal.
  2. Haz clic en la opción gastos compras.
  3. Presiona el botón añadir para abrir el formulario de creación de una nueva factura de compra. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Se desplegará un formulario en blanco listo para ser diligenciado con los datos del proveedor y los productos.

Paso 5 — Selección de sucursal e ingreso de ítems en la compra Qué hay que hacer: Escoger la sucursal de destino correcta y asociar los productos comprados verificando las existencias en tiempo real. Cómo hacerlo:

  1. Selecciona la sucursal o bodega donde va a ingresar físicamente la mercancía en el campo correspondiente del formulario.
  2. Despliega el listado de ítems en la tabla de contenido para llamar al producto pantalla.
  3. Observa que el sistema te muestra entre paréntesis las existencias actuales en tiempo real para la sucursal que seleccionaste in la cabecera. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El producto quedará seleccionado en la fila y verás reflejado el cambio de unidades disponibles si varías la sucursal en el formulario.

Importante: Si manejas múltiples sucursales debes prestar mucha atención a cuál seleccionas en la cabecera antes de agregar los productos porque el inventario se afectará únicamente en esa ubicación.

Paso 6 — Verificación de cuentas contables y asignación de cantidades Qué hay que hacer: Confirmar que el ítem afecte la cuenta de inventarios e ingresar el valor unitario junto con las cantidades compradas. Cómo hacerlo:

  1. Revisa la columna de cuenta contable en la fila del producto y valida que corresponda a la cuenta 14 o a una de sus subcuentas de inventario.
  2. Digita en la casilla de valor unitario el costo real cobrado por el proveedor para esa mercancía.
  3. Escribe la cantidad de unidades que estás adquiriendo, por ejemplo 50 unidades, en la casilla de cantidad. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: La fila del producto mostrará los valores ingresados y el cálculo de impuestos aplicado según la configuración del ítem.

Importante: Si la fila del producto mueve una cuenta contable diferente a la familia 14 el sistema no alimentará las existencias del inventario.

Paso 7 — Almacenamiento de la factura y comprobación de actualización automática Qué hay que hacer: Guardar la factura de compra y verificar el incremento inmediato de las unidades en el módulo de existencias. Cómo hacerlo:

  1. Haz clic en el botón guardar ubicado al final del formulario de compra para procesar el documento.
  2. Dirígete nuevamente al módulo de inventario y abre la opción existencias.
  3. Busca el producto modificado para comprobar que las unidades subieron de forma automática sumando las nuevas cantidades ingresadas. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Verás reflejado el nuevo saldo disponible del producto con el incremento exacto de las unidades compradas.

Paso 8 — Consulta del historial de movimientos del producto Qué hay que hacer: Revisar el kárdex o historial de transacciones para validar el origen del ingreso de mercancía. Cómo hacerlo:

  1. Ubica el producto en la tabla de existencias y haz clic en el icono de las flechas para ver movimientos.
  2. Revisa la tabla emergente donde se detalla la fecha, el usuario que realizó el registro, la cantidad ingresada y el tipo de documento de origen.
  3. Confirma que el origen indique que el ingreso provino de la factura de gasto compra procesada anteriormente. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Una lista detallada cronológicamente con cada una de las entradas y salidas que ha tenido ese artículo.

Paso 9 — Modificación del documento de origen Qué hay que hacer: Editar la factura de compra grabada para corregir o cambiar las cantidades de productos ingresadas. Cómo hacerlo:

  1. Regresa al módulo de gastos compras y abre la factura en modo edición.
  2. Modifica la cantidad de la fila del producto, por ejemplo cambiando de 50 a 1000 unidades.
  3. Haz clic en el botón guardar para actualizar el documento de compra. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El sistema guardará los cambios en la factura y recalculará de forma inmediata el saldo en la sección de existencias.

Paso 10 — Eliminación del documento de origen y verificación de la salida Qué hay que hacer: Eliminar la factura de compra del listado y revisar el ajuste automático inverso en el historial de movimientos. Cómo hacerlo:

  1. Selecciona la factura de compra en el listado de gastos compras y presiona la opción para eliminar el registro.
  2. Ve al módulo de existencias en el menú de inventario y abre el historial de movimientos del producto mediante el icono de las flechas.
  3. Verifica que aparezca un nuevo movimiento de salida con valor negativo que resta exactamente las unidades de la factura eliminada bajo el origen de registros contables. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Observarás que el saldo de existencias disminuye de inmediato y en el historial se evidencia la anulación del ingreso debido al borrado de la factura.

Importante: Debes tener mucho cuidado al eliminar facturas del sistema porque si el documento contenía unidades que ya sumaban al inventario el borrado causará una resta directa en tus existencias disponibles.

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