En la gestión de talento humano, la correcta asignación de la seguridad social y las prestaciones sociales es más que una obligación legal; es la base de una nómina sin errores. Sin embargo, el proceso puede volverse tedioso, especialmente cuando tu equipo crece. Si usas un software de nómina como Jana, te enfrentas a una pregunta clave: ¿debo asignar estos beneficios a nivel de "Cargo" o a nivel de "Empleado"?
La respuesta corta es: depende de la variabilidad de tus entidades. Aquí te explicamos cómo dominar esta función y ahorrar horas de trabajo administrativo.
¿Qué es la Asignación por "Cargo"?
En el módulo de Empleados > Cargos, encontrarás una pestaña llamada "Beneficios e impuestos laborales".
Asignar los beneficios aquí (como cesantías, intereses, vacaciones, EPS y pensión) es la vía rápida. Al hacerlo, todos los empleados que tengan ese mismo cargo heredarán automáticamente esa configuración.
Cuándo usarlo
Es ideal cuando todos los empleados de un mismo cargo (por ejemplo, "Asesor") están afiliados exactamente a las mismas entidades. Es decir, todos tienen la misma EPS, el mismo fondo de pensión y el mismo fondo de cesantías.
La Ventaja
Eficiencia pura. Configuras una vez y sirve para 10, 20 o 100 empleados.
¿Qué es la Asignación por "Empleado"?
En el módulo de Empleados > Empleados/Contratistas, al editar un empleado, también verás la pestaña "Beneficios e impuestos laborales".
Cuándo usarlo
Esta es la ruta obligatoria cuando tienes empleados dentro de un mismo cargo que tienen entidades diferentes.
El Escenario Común
Tienes tres "Asesores". Uno está en la EPS A y Pensión A, otro en la EPS B y Pensión C, y un tercero en la EPS A y Pensión B. Si hubieras configurado esto a nivel de "Cargo", no podrías reflejar esta diferencia. El sistema te obligará a asignar la entidad específica para esa persona.
💡 La Estrategia Híbrida: La Mejor Práctica en Jana
Aquí está el truco para una máxima eficiencia, tal como se muestra en el tutorial: usa ambos métodos.
1. Configura lo Común en el "Cargo"
Ve a Empleados > Cargos. En la pestaña de beneficios, asigna todas las prestaciones que no varían por entidad, como Vacaciones Provisión, Intereses Cesantías, Prima Legal y Auxilio de Transporte. Deja los campos de EPS y Pensión (que sí varían) vacíos.
2. Asigna lo Específico en el "Empleado"
Ahora, ve a Empleados > Empleados/Contratistas. Entra al perfil de cada empleado y, en su pestaña de beneficios, agrega manualmente solo la EPS y la Pensión. Aquí podrás seleccionar la entidad específica (Ej: EPS Sura, Pensión Porvenir) que corresponde únicamente a esa persona.
¿Por qué este método es mejor?
Porque te ahorras la tarea de asignar manualmente las vacaciones, primas y cesantías a cada persona, pero mantienes la flexibilidad de asignar las entidades de salud y pensión correctas para cada uno.
Conclusión
No tienes que elegir entre un método u otro. La gestión de nómina más eficiente en Jana combina la rapidez de la configuración por Cargo para las prestaciones comunes, con la precisión de la configuración por Empleado para las entidades variables. Al dominar esta estrategia híbrida, garantizas una nómina precisa y liberas tiempo valioso para tu equipo de Recursos Humanos.