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La configuración de la nómina en un software ERP no es algo que se hace una vez y se olvida. Es el motor que define cómo se calcula cada pago, y si un solo parámetro es incorrecto, puede generar errores costosos, pagos insuficientes a empleados o, peor aún, problemas legales.
En un contexto como el colombiano, donde la jornada laboral se está reduciendo progresivamente, tener esta configuración actualizada no es una opción, es una obligación.
Hoy te mostraremos las configuraciones generales de nómina que debes revisar en tu sistema, usando como ejemplo el ERP Jana, y nos enfocaremos en el parámetro más crítico que muchos olvidan.
El Engaño de "Configurar y Olvidar"
Muchos usuarios configuran su módulo de Recursos Humanos al implementar su ERP y no lo vuelven a tocar. El problema es que las leyes cambian. La configuración de la nómina establece las reglas básicas para:
- La frecuencia de pago.
- El cálculo de provisiones como vacaciones e indemnizaciones.
- El manejo de novedades (horas extra, recargos, ausentismo).
- El valor de la hora de trabajo de un empleado.
Es en este último punto donde reside el mayor riesgo.
El Parámetro Más Importante: "Horas de trabajo en un día"
En el video, el experto destaca un campo que parece simple pero es fundamental: Horas de trabajo en un día.
¿Por qué es tan importante? Porque este número es la base que usa el sistema para calcular el valor de la hora ordinaria. Y con ese valor, calcula todas las novedades: horas extra, recargos nocturnos, recargos dominicales, etc.
El Contexto en Colombia: Reducción de la Jornada Laboral
La ley colombiana está reduciendo la jornada semanal de 48 a 42 horas de forma gradual. Esto cambia directamente el valor del campo "Horas de trabajo en un día".
- Antes (48 horas/semana): 48 horas / 6 días laborales = 8 horas al día.
- Fase 1 (47 horas/semana): 47 horas / 6 días laborales = 7.833... horas al día.
- Fase 2 (46 horas/semana): 46 horas / 6 días laborales = 7.666... horas al día.
Como se ve en el video, para garantizar la precisión, se debe ingresar el valor con la mayor cantidad de decimales posible (ej. 7.66666667).
Advertencia: Si tu empresa ya migró a las 46 horas semanales pero tu software sigue configurado con "8" horas al día, estás calculando incorrectamente todas las horas extra y recargos.
Otros Parámetros Clave de Nómina a Revisar
Aunque las horas de trabajo es el más urgente, no olvides revisar estos campos:
- Frecuencia de pago: Define si tu nómina es Quincenal, Mensual o Semanal. Debe coincidir con la operación real de tu empresa.
- Manejo de empleados retirados: Asegúrate de marcar la opción Tener en cuenta la fecha final del empleado para crear la nómina. Esto evita que el sistema siga calculando días de trabajo para personal que ya no está en la compañía.
- Pago de novedades con promedio: El sistema suele ofrecer la opción de ¿Pagar las novedades con el promedio del último año?. Como recomienda el video, para la mayoría de empresas con salarios fijos, es mejor dejarla desactivada. Se activa solo para personal con salarios muy variables (ej. comisiones).
- Cuentas Contables: Verifica que las cuentas para Indemnización y Vacaciones sean las correctas para que la contabilidad quede perfectamente alineada.
Conclusión
Revisar las configuraciones generales de tu nómina no es una tarea técnica, es una estrategia de cumplimiento y precisión financiera. Asegúrate de que tu ERP, ya sea Jana u otro, esté 100% alineado con la legislación vigente y la realidad de tu operación. Un ajuste de 5 minutos hoy puede ahorrarte miles de pesos y muchos dolores de cabeza mañana.
2. 📄 Documentación Paso a Paso
Cómo Configurar los Parámetros Generales de Nómina (Recursos Humanos)
Esta guía detalla cómo configurar la sección de Recursos Humanos dentro de las Configuraciones Generales del sistema Jana ERP.
Ruta de Acceso:
- En el menú de navegación izquierdo, haga clic en el módulo de Contabilidad.
- Dentro de Contabilidad, seleccione la opción Configuraciones generales.
- Desplácese hacia abajo hasta encontrar la sección Recursos humanos.
Configuración de Campos:
Siga estos pasos para parametrizar la sección de Recursos Humanos:
Horas de trabajo en un día:
Descripción: Este es el campo más importante para el cálculo de novedades (horas extra, recargos). Define el número de horas en un día laboral legal.
Acción: Ajuste este valor según la jornada semanal legal vigente en Colombia, dividida por 6 días.
- Para 48 horas/semana: Ingrese 8
- Para 46 horas/semana: Ingrese 7.66666667
- Para 44 horas/semana: Ingrese 7.33333333
- Para 42 horas/semana: Ingrese 7
¡Importante! Usar 8 decimales (como se muestra) garantiza la máxima precisión en los cálculos.
Tipo de pago bruto:
Descripción: Indica si el salario base del empleado es mensual o por horas.
Acción: Seleccione Mensual (es la configuración más común).
Frecuencia de pago:
Descripción: Establece la periodicidad con la que la empresa genera y paga la nómina.
Acción: Seleccione la opción que corresponda a su operación (Quincenal, Mensual, Semanal, etc.).
Tener en cuenta la fecha final del empleado para crear la nómina:
Descripción: Si está marcada, el sistema no calculará días de trabajo para un empleado después de su fecha de retiro.
Acción: Se recomienda mantener esta casilla marcada.
¿Pagar las novedades con el promedio del último año?:
Descripción: Si se marca, las novedades se pagan basadas en el promedio salarial del último año, útil para salarios variables (comisiones). Si se desmarca, se usa el salario del periodo actual.
Acción: Para la mayoría de empresas con salarios fijos, se recomienda mantener esta casilla desmarcada.
Cuenta para indemnización:
Descripción: Cuenta contable donde se registran los pagos por indemnizaciones laborales.
Acción: Asigne la cuenta contable correspondiente (ej. 51.05.60 INDEMNIZACIONES LABORALES).
Vacaciones:
Descripción: Número de días de vacaciones legales por año.
Acción: Ingrese 15 (valor estándar en Colombia).
Otros Campos (Límite de ausentismo, Cantidad de meses para calcular..., etc.):
Descripción: Campos para escenarios más específicos.
Acción: Se recomienda dejar los valores que vienen por defecto, a menos que tenga un requerimiento puntual.
Guardar:
Acción: Una vez revisados todos los campos, haga clic en el botón Guardar (generalmente en la esquina inferior o superior derecha) para aplicar los cambios.