¿Contabilizar por Empleado o por Entidad? La Flexibilidad que tu Nómina Necesita

La gestión de la nómina es uno de los procesos más críticos y complejos en la contabilidad de una empresa. Uno de los grandes dilemas al generar los asientos contables es decidir cómo registrar las provisiones y pagos de seguridad social, parafiscales y prestaciones sociales.

Por defecto, muchos sistemas de software, incluido el ERP Jana, están configurados para registrar todas estas transacciones a nombre del empleado. Esto significa que en tu contabilidad, verás el detalle de la deuda de "EPS" o "Pensión" bajo el nombre de cada trabajador.

Si bien esto es funcional, muchos contadores prefieren un enfoque diferente: contabilizar directamente a nombre de la entidad recaudadora (por ejemplo, EPS Sura, Protección, Colpensiones, etc.).

📈 Beneficios de Contabilizar por Entidad

• Conciliación Sencilla: Es mucho más fácil conciliar tus pagos. En lugar de sumar 50 registros de empleados para pagar a una sola EPS, puedes ver un único saldo en la cuenta de esa entidad (tercero).
• Claridad en los Terceros: Tus estados de cuenta con terceros son más limpios y reflejan la realidad de tu deuda con la entidad, no con el empleado (ya que la deuda es con la entidad final).
• Auditoría Eficiente: Facilita los procesos de revisión y auditoría, al tener agrupadas las obligaciones por cada fondo de pensiones, caja de compensación o ARL.

📖 Contexto Técnico del Proceso

Por defecto, el sistema puede estar configurado para centralizar todos los pasivos de nómina (seguridad social, parafiscales y prestaciones sociales) en la cuenta del empleado. Sin embargo, para un mayor detalle contable y una mejor conciliación de cuentas por pagar, es preferible que el sistema genere el pasivo (crédito) a nombre del tercero específico al que se le debe pagar.

Método 1 (Por Empleado - Comportamiento por defecto):

• Gasto (Débito): Gasto de Nómina (Salarios, etc.)
• Pasivo (Crédito): Cuentas por Pagar - Empleado X (Agrupa EPS, Pensión, etc.)

Método 2 (Por Entidad - Comportamiento deseado):

• Gasto (Débito): Gasto de Nómina (Salarios, etc.)
• Pasivo (Crédito): Cuentas por Pagar - EPS Sura (Tercero)
• Pasivo (Crédito): Cuentas por Pagar - AFP Protección (Tercero)

La configuración que se describe a continuación activa el Método 2.

✅ Requisitos Previos

Antes de activar esta función, debe asegurarse de que las entidades correspondientes (EPS, AFP, ARL, etc.) estén creadas como terceros en el sistema y asignadas correctamente en los módulos de Recursos Humanos.

El sistema obtiene la información de la entidad desde dos ubicaciones (generalmente, la configuración del empleado tiene prioridad sobre la del cargo):

Configuración del Cargo:

• Navegue a Recursos humanos > Cargos.
• Seleccione un cargo y vaya a la pestaña Beneficios laborales e impuestos laborales.
• Verifique que la columna Entidad esté asignada para cada concepto (Ej. RIESGOS LABORALES, VACACIONES, CESANTÍAS).

Configuración del Empleado:

• Navegue a Recursos humanos > Empleados.
• Seleccione un empleado y vaya a la pestaña Beneficios e Impuestos Laborales.
• Verifique que la columna Entidad esté asignada para los conceptos de seguridad social (EPS, PENSIÓN).

⚙️ Procedimiento: Activación de Contabilización por Entidad

Siga estos pasos para modificar la configuración global de contabilidad de nómina.

Paso 1: Acceder a Configuraciones Generales

• En el menú de navegación principal (barra lateral izquierda), haga clic en el módulo de Contabilidad.
• Dentro del menú de Contabilidad, seleccione la opción Configuraciones generales.

Paso 2: Ubicar la Configuración de Recursos Humanos

• En la pantalla de Configuraciones generales, desplácese (haga scroll) hasta la parte inferior de la página.
• Localice la sección titulada Recursos humanos.

Paso 3: Activar la Casilla de Contabilización

Dentro de la sección Recursos humanos, ubique la opción:

Contabilizar a nombre de las entidades a los Beneficios e Impuestos Laborales

Haga clic en la casilla de verificación (checkbox) que se encuentra a la izquierda de esta etiqueta para activarla.

Paso 4: Guardar los Cambios

Una vez activada la casilla, haga clic en el botón Guardar (generalmente ubicado en la esquina superior o inferior derecha de la pantalla).

📊 Resumen del Comportamiento del Sistema

Con esta configuración, el comportamiento del sistema al generar los asientos contables de la nómina cambiará de la siguiente manera:

Casilla DESACTIVADA (Estado por defecto):

• El sistema ignora las entidades asignadas en los módulos de Cargos y Empleados al momento de contabilizar.
• Todas las transacciones de beneficios, impuestos y seguridad social se contabilizan a nombre del empleado.

Casilla ACTIVADA (Estado configurado):

• El sistema lee la entidad configurada en el perfil del Empleado o del Cargo para cada concepto de nómina.
• El registro contable del pasivo (crédito) se generará a nombre de la entidad correspondiente (Ej. TERCERO: EPS SURA), permitiendo una conciliación de cuentas por pagar más detallada.