Cómo interpretar el historial de movimientos de inventario: Una guía práctica para no perder la cabeza
¿Alguna vez has mirado la cantidad de un producto en tu sistema y te has preguntado: "¿Por qué dice que tengo 2 unidades si debería tener más?"?
Los errores de inventario son comunes, pero la mayoría de las veces, el sistema no se equivoca; simplemente cuenta una historia que debemos aprender a leer. En este artículo, te enseñaremos a auditar el historial de movimientos de tus productos para entender exactamente qué pasó con tu stock.
A continuación, analizamos un caso práctico real para desglosar la lógica detrás de los números.
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La regla de oro: El orden de lectura
Al enfrentarte a una lista de movimientos, lo primero que debes saber es que la historia se lee de abajo hacia arriba.
Los sistemas suelen mostrar el registro más reciente en la parte superior. Sin embargo, para entender la secuencia de eventos (qué pasó primero y qué consecuencia tuvo), debes ir al fondo de la lista (o a la fecha más antigua relevante) y subir cronológicamente.
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Encuentra tu "Punto Cero": El estado "Establecido"
Uno de los errores más comunes al auditar inventarios es intentar sumar y restar desde el principio de los tiempos. No es necesario. Debes buscar el último movimiento que diga "Establecido".
¿Qué significa? Un estado "Establecido" es un reinicio o una actualización manual (como un conteo físico o la carga inicial).
¿Por qué es importante? Este movimiento rompe la lógica matemática anterior. No suma ni resta; simplemente dice: "A partir de este momento, hay X cantidad".
Tip Pro: Ignora todo lo que esté debajo del último "Establecido". Tu cálculo matemático comienza desde ahí.
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Entendiendo las sumas y restas básicas
Una vez tienes tu punto de partida (por ejemplo, un stock inicial de 6 unidades), el resto es aritmética simple:
- Facturas de Venta: Restan inventario (Salidas).
- Compras/Ingresos: Suman inventario (Entradas).
Hasta aquí todo es normal. Si tienes 6 y vendes 1, te quedan 5. Pero, ¿qué pasa cuando borras una transacción? Aquí es donde muchos se confunden.
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El misterio de los documentos eliminados
Imagina este escenario: Creas una compra de 5 unidades. El inventario sube. Una hora después, te das cuenta del error y eliminas la compra.
Muchos usuarios esperan que la línea de esa compra desaparezca del historial como si nunca hubiera existido. Pero un buen sistema de inventario no funciona así. Para mantener la trazabilidad y la integridad contable, el sistema hace lo siguiente:
- Mantiene el registro de entrada: La compra original (aunque borrada) sigue apareciendo en el historial porque, en ese momento del tiempo, el stock sí aumentó.
- Crea un contra-movimiento: Al momento de borrar la compra, el sistema genera automáticamente una "Salida" (o Registro Contable) para restar esas unidades.
La lección: Que un documento diga "Este registro no existe" al intentar abrirlo, no significa que sus efectos en el inventario hayan desaparecido. Significa que hubo una entrada en el pasado y una salida compensatoria en el futuro.
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Ejemplo práctico: Haciendo las matemáticas
Siguiendo el caso del video, veamos cómo llegamos al número final:
Inicio: El sistema tiene un "Establecido" de 6 unidades.
Ventas: Se venden 2 unidades en momentos distintos (6 - 1 - 1 = 4).
El error: Se ingresan compras erróneas que suman stock, pero luego se eliminan.
La corrección: El sistema registra "Salidas por registro contable" que restan esas mismas compras eliminadas.
Venta final: Se vende 1 unidad más.
Resultado: Al sumar y restar todas las entradas y salidas (incluyendo las reversiones de las compras borradas), el sistema nos da el saldo final de 2 unidades.
Conclusión
Auditar tu inventario no requiere magia, solo orden. Recuerda siempre:
- Lee de abajo hacia arriba.
- Empieza desde el último "Establecido".
- Ten en cuenta que borrar una compra crea un movimiento de salida, no borra la historia.
Entender esto te dará total control sobre tus existencias y te permitirá confiar en los datos que ves en pantalla.