Documento Soporte: qué es, cuándo se usa y cómo crearlo
Para compras a no obligados a facturar: requisitos previos, creación desde Gastos compras, envío a la DIAN y corrección con notas de ajuste.
«¿Qué documentos necesito para generar un documento soporte?», «¿dónde envío la información?», «¿cómo lo creo si mi proveedor no factura?» — todas estas preguntas apuntan al mismo tema. El Documento Soporte es el documento electrónico que exige la DIAN cuando le compras a un proveedor no obligado a facturar electrónicamente (por ejemplo, una persona natural que te presta un servicio o te vende mercancía sin expedir factura). Lo emites tú como comprador, y es lo que soporta ese costo o gasto ante la DIAN. En GouJana se crea desde el mismo módulo de gastos y compras.
Paso 1 — Reúne los requisitos previos
Antes de emitir tu primer documento soporte necesitas tres cosas:
— El RUT de tu proveedor (la persona no obligada a facturar), para crearlo como tercero con su identificación, nombre y datos fiscales correctos.
— La numeración de documento soporte autorizada por la DIAN, configurada en GouJana: prefijo, rango de consecutivos, vigencia, llave técnica y pin del software. El paso a paso está en la clase Conectar resolución de documento soporte.
— Las configuraciones del Documento Soporte de tu cuenta: proveedor tecnológico aliado, ambiente de emisión (pruebas, habilitación o producción) y el modo de envío a la DIAN. Ahí eliges entre 4 modos: enviar al crear el gasto/compra, enviar de forma asíncrona, envío automático a las 11 p.m., o envío manual desde el listado.
Paso 2 — Crea el gasto/compra
Entra a Contabilidad → Gastos compras y haz clic en el botón de añadir. Diligencia la fecha, selecciona como proveedor al tercero no obligado a facturar, la sucursal, y en la tabla de detalle agrega los productos o servicios comprados con su cuenta contable, valor unitario, cantidad, impuestos y retenciones. Si compras productos con control de inventario a una cuenta de inventarios, las existencias se alimentan automáticamente al guardar. Haz clic en Guardar.
Paso 3 — Envíalo a la DIAN
El envío depende del modo configurado: si elegiste «al crear» o «asíncrono», el sistema lo transmite solo al guardar; si elegiste el envío automático, todos los documentos del día salen a las 11 p.m. Si tu modo es manual: en el listado de Gastos compras selecciona el registro, abre el botón Acciones y elige «Enviar Documentos Soporte». En segundos verás el mensaje de confirmación en verde si la emisión fue exitosa.
Paso 4 — Verifica la emisión
Cuando la DIAN acepta el documento, en el listado aparece la columna Ver Emisión con un ícono de ojo: al hacerle clic se abre el documento validado directamente en el portal de la DIAN, con su código único (CUDS). Cómo revisar el estado, el código electrónico y qué hacer si algo falla, lo cubrimos en detalle en Cómo validar que tu Documento Soporte quedó bien generado ante la DIAN.
Contenido relacionado: el Curso Documento soporte completo, Conectar resolución de documento soporte y Notas de ajuste al documento soporte.