Cómo validar tu Documento Soporte ante la DIAN
Confirma la emisión con «Ver Emisión» (estado 200 + CUDS), consulta el documento en el catálogo de la DIAN y reenvía o ajusta cuando la emisión falla.
«¿Me puedes confirmar si está bien creado o le falta información?», «necesito la certificación que me está pidiendo la DIAN» — cuando emites un Documento Soporte, la validación no es cuestión de opinión: GouJana guarda la respuesta oficial de la DIAN en el propio registro. Aquí te mostramos exactamente dónde mirar para confirmar que quedó bien, y qué hacer si no.
Paso 1 — Busca el ojo de «Ver Emisión» en el listado
Entra a Contabilidad → Gastos compras y ubica tu documento soporte. La señal más rápida es la columna Ver Emisión: el ícono de ojo solo aparece cuando la DIAN aceptó el documento (estado de emisión 200) y ya tiene código electrónico asignado. Si la fila tiene el ojo, tu documento soporte quedó bien generado.
Paso 2 — Consúltalo directamente en el portal de la DIAN
Haz clic en el ojo: se abre en una pestaña nueva el catálogo oficial de la DIAN (catalogo-vpfe.dian.gov.co) consultando tu documento por su código único CUDS. Lo que ves ahí — el documento con sus datos, valores y su representación descargable — es la constancia oficial de que fue recibido y validado. Cuando tu contador o la propia DIAN te pidan «la certificación», esta consulta pública por CUDS y la representación gráfica del documento son la prueba de la emisión.
Paso 3 — Revisa los campos electrónicos del registro
Al abrir el registro del gasto/compra encuentras los campos que guardan la traza completa de la emisión:
— Código electrónico: el CUDS, el identificador único del documento ante la DIAN.
— Código de estado de emisión: 200 significa aceptado; cualquier otro valor indica que la emisión no fue exitosa.
— Resultado electrónico: el detalle de la respuesta de la DIAN — si hubo rechazo, aquí aparece la causa (por ejemplo, datos del tercero incompletos o numeración vencida).
— Fecha y hora de envío DIAN: cuándo se transmitió.
Además, desde el listado puedes usar la acción «Descargar Adjunto del Documento Electrónico» para bajar el soporte del documento emitido, o la acción de enviar por correo los adjuntos del documento electrónico si se los debes hacer llegar a tu proveedor o contador.
Paso 4 — Qué hacer si NO quedó bien
Si no aparece el ojo y el estado no es 200, corrige la causa que indica el Resultado electrónico (datos del tercero, numeración, configuración) y vuelve a enviarlo: selecciona el registro y usa Acciones → «Enviar Documentos Soporte» — el sistema solo reemite documentos que no fueron aceptados, nunca duplica uno ya emitido. Además, el proceso automático de las 11 p.m. reintenta los documentos con errores de los últimos días. Si el documento sí fue aceptado pero tiene un error de fondo (valor, producto, proveedor), no intentes borrarlo — el sistema lo impide — sino emite una nota de ajuste al documento soporte (anulación, disminución o rebaja) que también se transmite a la DIAN.
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