1.5. Cierre de caja
1.5. Cierre de caja Guía paso a paso
Paso 1 — Acceso y filtrado del cierre Qué hay que hacer: Configurar los criterios para visualizar los movimientos financieros del día. Cómo hacerlo:
- Ir a facturación, luego a factura venta y dar clic en el botón cierre caja.
- Seleccionar el nombre del usuario que ingresó los pagos en el campo recibido.
- Establecer el rango de tiempo en fecha inicio y fecha final, usando el mismo día para un cierre diario.
- Dar clic en el botón buscando para cargar la información. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El sistema mostrará los totales de pagos recibidos, devueltos y los saldos pendientes por recibir.
Paso 2 — Conciliación de facturas pendientes Qué hay que hacer: Identificar y registrar pagos en facturas que aún aparecen con deuda. Cómo hacerlo:
- Comparar el monto de pagos a recibir con el listado de facturas en deuda del módulo de ventas.
- Editar la factura pendiente usando el icono del lápiz azul.
- Añadir el pago correspondiente seleccionando el método y el valor.
- Verificar que la fecha de pago sea la del día actual para que se incluya en el cierre que se está consultando.
- Dar clic en guardar para aplicar el recaudo. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El monto se trasladará de la categoría pagos a recibir a pagos recibidos en el panel de cierre.
Importante: Si la fecha del pago no coincide con el filtro del cierre, el movimiento no aparecerá en el reporte aunque la factura esté marcada como pagada.
Paso 3 — Verificación por cuentas contables Qué hay que hacer: Entender cómo se clasifican los ingresos según el método de pago. Cómo hacerlo:
- Observar los nombres de las categorías en el cierre, como caja o bancos.
- Identificar que caja corresponde usualmente a pagos en efectivo y bancos a transferencias o tarjetas.
- Dirigirse a contabilidad y luego a métodos de pago si se desea cambiar el nombre que aparece en el cierre.
- Modificar el nombre de la cuenta contable asociada al método de pago para personalizar el reporte. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Los títulos en el cierre de caja reflejarán los nombres asignados a las cuentas contables de recaudo.
Paso 4 — Finalización del cierre Qué hay que hacer: Asegurar que el dinero físico o en bancos coincide con lo reportado por el sistema. Cómo hacerlo:
- Actualizar el filtro del cierre de caja dando clic nuevamente en buscar.
- Validar que el total de pagos recibidos sea igual al total de las ventas del periodo.
- Confirmar que el valor en pagos a recibir sea cero si ya se cobraron todas las facturas. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Los saldos del sistema estarán totalmente cuadrados con los ingresos reales del día.