🚀 Domina la Configuración de Nómina en Goujana ERP: La Guía Definitiva para Crear Cargos

Aprende paso a paso cómo configurar los Cargos en Goujana ERP y por qué esta parte es esencial para una nómina precisa.

Implementar un ERP como Jana es un paso gigante para automatizar tu empresa. Pero, como con cualquier herramienta poderosa, el secreto de su éxito está en los detalles de la configuración. Uno de los primeros —y más importantes— ajustes que debes dominar es la creación de Cargos en el módulo de Recursos Humanos.

Podrías pensar que “Cargo” es solo una etiqueta para saber quién hace qué. ¡Error! En Goujana ERP, el “Cargo” es el motor que conecta el Salario, los Días Laborales y la Contabilidad.

Si esta configuración se hace mal, tus cálculos de nómina, vacaciones y reportes financieros tendrán errores. Pero si se hace bien… acabas de automatizar una gran parte de tu proceso de RRHH y Finanzas.

En esta guía, te llevamos paso a paso por este proceso fundamental.

✨ El “Por Qué”: ¿Qué Haces Realmente al Crear un Cargo?

Cuando creas un Cargo en Goujana, no solo estás añadiendo un nombre. Estás definiendo las reglas del juego para cualquier empleado que ocupe esa posición. Específicamente, estás configurando:

El Salario Base: el monto que se usará para todos los cálculos de nómina.
Los Días Hábiles: ¿El cargo trabaja de lunes a viernes? ¿Incluye sábados? Esto determina liquidaciones, ausencias y vacaciones.
La Cuenta Contable: defines a qué cuenta de gastos se imputará el salario. Tu contador te amará por esto.

Documentación Técnica: Creación de Empleados (Sistema Goujana)

Este documento proporciona un tutorial técnico y detallado sobre el proceso de creación de empleados y contratistas dentro del sistema Goujana, basado en el módulo de Recursos Humanos.

1. Concepto Clave: Persona vs. Empleado

Antes de iniciar, es crucial entender la arquitectura de datos del sistema:

Personas: Es el módulo base (General > Personas). Contiene la información de identificación fundamental y universal (Nombre, Documento de Identidad, Contacto) de cualquier individuo registrado en el sistema (sea cliente, proveedor o empleado).
Empleados: Es un módulo especializado (Recursos Humanos > Empleados/Contratistas). Este registro hereda la información de una "Persona" y le añade múltiples capas de información exclusivamente laboral y contractual (fecha de inicio, cargo, tipo de contrato, información financiera para nómina, etc.).

2. Flujo de Creación de Empleados (Paso a Paso)

Existen dos flujos de trabajo principales para registrar a un empleado.

Opción A: Crear un Empleado desde una "Persona" Existente

Este es el flujo ideal si la persona ya ha sido registrada previamente en el módulo General > Personas.

Navegación: Diríjase al módulo Recursos Humanos > Empleados/Contratistas.
Añadir: Haga clic en el botón verde "Añadir".
Validación de ID: En el formulario "Añadir Empleado/Contratista", ubique el campo Número de identificación (bajo la sección "Identificación").
Ingresar ID: Escriba o pegue el número de documento de la persona.
Carga Automática: Al salir del campo, el sistema detectará el registro existente y mostrará el mensaje: "Esta identificación ya existe. Cargará la persona".
Autocompletado: El sistema rellenará automáticamente toda la información de las secciones "Identificación" y "Contacto" (Nombre, Apellido, Teléfono, Email, etc.).
Completar Datos Laborales: Su tarea se reduce a completar la información de la sección "Más información" hacia abajo (ver Sección 3).

Opción B: Crear Empleado y Persona Simultáneamente (Nuevo Ingreso)

Utilice este flujo si el empleado es completamente nuevo en el sistema.

Navegación: Diríjase a Recursos Humanos > Empleados/Contratistas.
Añadir: Haga clic en el botón "Añadir".
Diligenciamiento Completo: Proceda a llenar todos los campos del formulario desde el inicio:
- Sección "Identificación" (Nombre, Apellido, Tipo y Número de Documento).
- Sección "Contacto" (Teléfono, Email, Dirección).
- Sección "Más información" (Datos laborales).
Creación Dual: Al guardar, el sistema creará automáticamente el registro en "Personas" y el registro en "Empleados", vinculándolos.

3. Detalle de Campos del Formulario (Pestaña Principal)

Esta es la pestaña principal "Empleado/Contratista".

Sección: Identificación y Contacto

Foto: Carga de imagen (opcional).
Nombre, Apellido, Documento de identidad, Número de identificación: Datos básicos.
Teléfono, Celular, Email, Dirección, Ciudad, País: Datos de contacto.

Sección: Más información (Datos Laborales)

Esta sección contiene la información específica del contrato laboral.

Con acceso al sistema	Checkbox: Marcar solo si el empleado también será un usuario que opera el software Goujana.
Empleado activo	Checkbox: Debe estar marcado para que el empleado sea considerado en los procesos de nómina y gestión. Desmarcarlo equivale a una inactivación.
Fecha de inicio	Fecha de ingreso del empleado. Campo obligatorio.
Fecha final	Fecha de terminación de contrato. Usado para contratos de término fijo, practicantes, o para registrar la fecha de retiro de un empleado inactivo.
Empresa	Selecciona la empresa (razón social) a la que pertenece el empleado.
Sucursal	Selecciona la sucursal o sede física.
Cargo	Selecciona el cargo del empleado (Ej: "Proveedor"). Este campo debe ser preconfigurado en el módulo de "Cargos".
Jefe directo	(Opcional) Permite seleccionar otro empleado del sistema como su líder directo.
Subtipo de empleado	(Opcional) Usado para casos específicos de pensiones. El valor por defecto es "No Aplica".
Observación	Campo de texto libre. Útil para registrar el número/ID del contrato físico u otras notas relevantes.
Tipo de contrato	Selecciona el modelo de contratación (Ej: "INDEFINIDO", "TERMINO FIJO"). Debe ser preconfigurado en Recursos Humanos > Tipos de contratos de empleados.
Presenta alto riesgo de pensión	Selector (Sí/No).
Trabaja remotamente	Selector (Sí/No).
Dotación	Campos de texto (Camisa, Pantalón, Zapatos) para registrar tallas.

4. Pestañas Adicionales (Datos Clave)

El formulario de empleado contiene varias pestañas para información adicional.

Pestaña: Información personal

Género: Masculino / Femenino.
Fecha de nacimiento: Usado para reportes y cálculos demográficos.
Estado civil: Soltero, Casado, etc.

Pestaña: Información financiera y fiscal

Esta pestaña es crítica para el procesamiento de la nómina.

Método de pago: Define cómo recibirá el pago el empleado.
Importante: Si se selecciona Efectivo, no se requieren más datos bancarios.
Importante: Si se selecciona Transferencia débito (o similar), es mandatorio llenar la sección "Bancos del usuario".

Bancos del usuario

Banco: Seleccionar el banco de la lista.
Tipo de cuenta bancaria: Ahorros / Corriente.
Número de cuenta bancaria: El número de cuenta del empleado.
(Si esta información no se provee al usar "Transferencia", la nómina generará una alerta/error).

Pestaña: Archivos

Permite adjuntar documentos (Ej: Hoja de vida, Cédula). Los archivos subidos aquí solo son visibles dentro de esta misma pestaña.

5. Gestión de Archivos y Comentarios (Recomendación)

El video destaca un método alternativo y recomendado para adjuntar archivos:

Sección de Comentarios: Al final del formulario (visible en todas las pestañas), se encuentra la sección "Comentarios".
Adjuntar Archivo: Haga clic en el ícono de clip (📎) "Agregar anexo".
Subir Archivo: Seleccione el documento (Ej: Hoja de vida, contrato escaneado, video, etc.).
Ventaja: El archivo quedará visible en la sección de comentarios permanentemente, sin importar en qué pestaña del empleado ("Información personal", "Financiera", etc.) se encuentre navegando.

6. Finalización del Proceso

Guardar: Una vez completados todos los campos obligatorios, haga clic en el botón verde "Guardar" (ubicado en la esquina inferior o superior derecha).
Verificación: El sistema volverá a la lista de "Empleados/Contratistas", donde ahora aparecerá el nuevo registro.