4.2. Creación de grupos y clasificación de personas
Clase
4.2. Creación de grupos y clasificación de personas Guía paso a paso
Paso 1 — Comprensión del sistema unificado Qué hay que hacer: Identificar que todos los roles conviven en un mismo listado centralizado. Cómo hacerlo:
- Acceder a la sección de personas en el sistema.
- Reconocer que clientes, proveedores, empleados y pacientes se gestionan en este único ecosistema. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Comprenderás que una misma persona puede tener múltiples roles (como empleado y cliente) sin duplicar su ficha.
Paso 2 — Asignación de grupos a terceros Qué hay que hacer: Clasificar a las personas según su función o categoría dentro de la empresa. Cómo hacerlo:
- Abrir o crear la ficha de una persona.
- Ubicar el campo llamado Grupo.
- Seleccionar la categoría correspondiente (ej. asesor, auxiliar contable, cliente VIP, etc.) de la lista disponible. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: La persona quedará vinculada a un segmento específico para facilitar reportes y filtros.
Paso 3 — Gestión jerárquica en vista de árbol Qué hay que hacer: Organizar los cargos o categorías mediante una estructura de organigrama. Cómo hacerlo:
- Ir a la opción grupos de personas y seleccionar la vista de árbol.
- Hacer clic sobre una categoría y arrastrarla debajo de otra para establecer una relación de dependencia (ej. asesor debajo de CEO).
- Soltar el elemento para confirmar la posición jerárquica. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Verás una representación visual de la estructura organizacional o de segmentación de la empresa.
Paso 4 — Creación de nuevas categorías Qué hay que hacer: Añadir etiquetas de clasificación personalizadas si no existen en el sistema. Cómo hacerlo:
- Dentro de la gestión de grupos, escribir el nombre de la nueva categoría (ej. clientes).
- Guardar la nueva categoría.
- Arrastrar subcategorías existentes (ej. restaurantes, hoteles) debajo de la categoría principal recién creada si se desea agruparlas. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Tendrás un nuevo nivel de clasificación disponible para asignar a tus contactos.
Paso 5 — Filtrado por clasificación Qué hay que hacer: Generar reportes rápidos basados en los grupos asignados. Cómo hacerlo:
- Ir al listado general de personas.
- Utilizar el botón filtrar y elegir el campo grupo de personas.
- Seleccionar el grupo específico que se desea consultar (ej. odontología o clientes). Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El listado se reducirá para mostrar únicamente a los integrantes del grupo seleccionado.