4.1. Creación de personas/terceros
4.1. Creación de personas/terceros Guía paso a paso
Paso 1 — Acceso al módulo de terceros Qué hay que hacer: Ingresar a la sección del sistema donde se gestionan todos los contactos de la empresa. Cómo hacerlo:
- Dirigirse al menú principal y seleccionar la opción contabilidad.
- Hacer clic en el apartado terceros.
- Presionar el botón verde Añadir para abrir el formulario de creación. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Se desplegará un formulario en blanco para empezar a cargar los datos de la persona o empresa.
Paso 2 — Registro de datos básicos e identificación Qué hay que hacer: Ingresar el nombre y los datos de contacto fundamentales del tercero. Cómo hacerlo:
- Escribir el nombre en el campo correspondiente (persona natural o razón social jurídica).
- Dejar el campo apellido en blanco si se trata de una empresa (persona jurídica).
- Seleccionar el tipo de documento (como nit) e ingresar el número de identificación junto con su dígito de verificación.
- Digitar el teléfono fijo, celular y el correo electrónico, siendo este último obligatorio para documentos soporte ante la DIAN. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: La identidad del tercero y sus canales de comunicación quedarán registrados en el formulario.
Paso 3 — Ingreso de dirección y ubicación Qué hay que hacer: Definir la ubicación física del tercero utilizando el estándar recomendado. Cómo hacerlo:
- Escribir la dirección siguiendo la estructura: vía (carrera/calle/avenida), número, nombre, municipio, departamento y país, separando cada elemento con comas.
- Esperar a que la integración con Google Maps identifique automáticamente la ciudad y el código postal.
- Asignar una sucursal para segmentar al tercero dentro de la organización. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Los campos de ciudad y código postal se auto-completarán basándose en la dirección ingresada.
Paso 4 — Configuración financiera y legal Qué hay que hacer: Establecer las obligaciones tributarias y datos bancarios necesarios para futuras transacciones. Cómo hacerlo:
- Ir a la pestaña información financiera.
- Definir si el tercero es contribuyente y seleccionar sus obligaciones ante la DIAN.
- Especificar si es persona natural o jurídica.
- Ingresar los datos bancarios del tercero si se planea realizar pagos masivos en el futuro. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El perfil legal y financiero del tercero quedará habilitado para procesos contables.
Paso 5 — Vinculación de contactos y documentos Qué hay que hacer: Agregar personas relacionadas y archivos de soporte al perfil del tercero. Cómo hacerlo:
- Ir a la pestaña archivos de usuarios para cargar documentos importantes.
- Acceder a la pestaña de contactos para crear registros de asesores, representantes legales o contadores asociados.
- Escribir en la sección de comentarios cualquier observación adicional necesaria. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El tercero tendrá un expediente completo con sus contactos de referencia y archivos adjuntos.
Importante: Se recomienda mucho añadir el PDF del RUT, la cámara de comercio y la cédula del representante legal en la sección de comentarios o archivos.
Paso 6 — Uso de IA para carga automática (Opcional) Qué hay que hacer: Utilizar la herramienta inteligente para crear el tercero a partir de un archivo PDF. Cómo hacerlo:
- Hacer clic en el botón m Root dentro del módulo de terceros.
- Cargar el archivo original del RUT en formato PDF (no fotos ni imágenes).
- Revisar los datos que la inteligencia artificial extrae automáticamente del documento. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El sistema creará la ficha del tercero con los datos del RUT sin necesidad de digitarlos manualmente.