5.1. Creación de productos y servicios
5.1. Creación de productos y servicios Guía paso a paso
Paso 1 — Acceso al módulo de creación Qué hay que hacer: Ingresar a la sección del sistema donde se definen los elementos básicos de venta. Cómo hacerlo:
- Dirigirse al menú principal y seleccionar la opción general.
- Hacer clic en productos y servicios.
- Presionar el botón verde Añadir para abrir el formulario de registro. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Se abrirá un formulario en blanco para parametrizar el nuevo producto o servicio.
Paso 2 — Registro de información básica Qué hay que hacer: Definir el nombre detallado y las características principales del elemento. Cómo hacerlo:
- Escribir un nombre muy detallado en el campo nombre de producto y servicio, especificando talla, color u otras variantes (ej. camisa talla M color negro).
- Redactar una descripción larga con detalles técnicos como tipo de tela o cuello si es necesario.
- Seleccionar el tipo de elemento entre las opciones: producto, servicio o activo fijo.
- Asignar una categoría para agruparlo y facilitar futuros filtros.
- Marcar o desmarcar la casilla control de inventario según corresponda (los servicios no suelen llevarlo). Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Los datos descriptivos y la naturaleza del ítem quedarán establecidos.
Paso 3 — Codificación y unidad de medida Qué hay que hacer: Asignar identificadores únicos y la forma en que se mide el producto. Cómo hacerlo:
- Ingresar un código manual en el campo código o escanear el código de barras con un lector.
- Seleccionar la unidad de cantidad (ej. litros, kilogramos o unidad). Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: El producto será localizable mediante códigos y tendrá una unidad de medida definida.
Paso 4 — Parametrización de precios y costos Qué hay que hacer: Definir los valores de compra y venta para las transacciones. Cómo hacerlo:
- Ingresar el costo aproximado en el campo correspondiente para facturas de gasto/compra.
- Digitar el precio de venta deseado.
- Seleccionar el porcentaje de impuesto (ej. 19%).
- Ajustar opcionalmente el campo precio con impuesto para que el sistema recalcule automáticamente el precio de venta base. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Los valores financieros del producto quedarán configurados para su uso en facturación.
Paso 5 — Configuración contable Qué hay que hacer: Asignar las cuentas del Plan Único de Cuentas (PUC) para automatizar los asientos contables. Cómo hacerlo:
- Ir a la pestaña facturación.
- Buscar y asignar la cuenta del ingreso (ej. 4135).
- Asignar la cuenta del gasto costo (ej. 5135) si aplica.
- Definir la cuenta de inventario activo fijo si se lleva control de existencias. Qué deberías ver o sentir al terminar este paso: Las transacciones que involucren este producto se contabilizarán automáticamente en las cuentas seleccionadas.
Importante: No elimine productos que ya tengan facturas asociadas; en su lugar, use la opción de deshabilitar para que no aparezcan en nuevas ventas sin dañar el histórico.