Cómo asegurar que soporte hable con la persona correcta
Revisa los usuarios con acceso, actualiza correo y celular en cada ficha de Personas y dale usuario propio a cada persona de tu equipo.
«¿Por qué soporte contacta a alguien que no es el contador?», «¿cómo actualizo el contacto autorizado de la empresa?», «¿cómo evitamos confusiones de comunicación con GouJana?» — casi siempre la causa es la misma: los datos de contacto que están en el sistema no corresponden a la persona que hoy lleva el tema. Soporte se comunica con los datos registrados en tu cuenta; si el correo o el celular de la ficha son de alguien que ya no está en la empresa, o del gerente cuando el tema es contable, la llamada llega a la persona equivocada. La buena noticia: tú mismo puedes corregirlo en minutos.
Paso 1 — Identifica quiénes son tus usuarios con acceso
Entra al listado de Personas de tu cuenta. Ahí están todos los terceros, pero los que te interesan para este tema son los que tienen marcada la opción «Con acceso al sistema»: esos son los usuarios reales de tu empresa en GouJana (gerente, contador, auxiliar, etc.). Cómo funciona este listado lo ves en Personas y en el Curso Personas, terceros y permisos.
Paso 2 — Actualiza correo y celular en la ficha de cada usuario
Abre la ficha de cada usuario con acceso y verifica tres campos: el Email (debe ser único en la cuenta y es obligatorio para quien tiene acceso al sistema — es también a donde llegan notificaciones y recordatorios), el Celular y el Teléfono. Si el contador cambió, no le prestes tu usuario: crea o actualiza su ficha con su correo y su celular. Un dato práctico: los teléfonos registrados son clicables — al hacerles clic el sistema abre la aplicación de llamadas del celular o el «softphone» del computador.
Paso 3 — Dale a cada persona su propio usuario y permisos
La confusión más común nace de compartir un solo usuario entre varias personas: soporte ve un nombre y un correo, pero del otro lado contesta otra persona. Lo correcto es que cada quien tenga su usuario con la opción «Con acceso al sistema» y los permisos de los módulos que le corresponden — así el contador recibe lo contable y el administrador lo administrativo. Cómo asignar permisos por persona o por grupo está en Permisos por persona y Permisos por grupos de personas. Y si alguien se retira de la empresa, desmárcale el acceso; si un usuario te aparece bloqueado, mira Qué hacer si tu usuario aparece inactivo.
Paso 4 — Avísale a soporte quién lleva cada tema
Con las fichas al día, cierra el ciclo diciéndole al equipo de GouJana por el chat de soporte quién es el contacto para cada frente: «los temas contables con María (su correo y celular ya están actualizados en el sistema), los administrativos con Jorge». Ese aviso por el canal de soporte es el proceso oficial: la designación de quién atiende cada tema se maneja directamente con el equipo por el chat, y ellos la dejan registrada en tu caso. Así, la próxima vez que soporte necesite validar algo, buscará directamente a la persona correcta.
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