Descarga y entrega de desprendibles de nómina
Envío masivo por correo con «Enviar notificaciones», descarga del PDF de la nómina electrónica y verificación del cálculo antes de entregar.
«¿Cómo descargo los desprendibles de nómina generados?», «¿puedo entregarlos físicamente?», «¿dónde se guardan los que ya generé?» El desprendible (o comprobante de pago de nómina) no es un archivo suelto que tengas que armar: en GouJana cada nómina de empleado ya trae su desprendible, listo para ver en pantalla, enviar por correo o descargar en PDF. Estas son las tres formas de entregarlo.
Paso 1 — Dónde viven los desprendibles
Cada vez que generas la nómina de un período, el sistema crea un registro de nómina por empleado. Ese registro es la fuente del desprendible: entra a Recursos humanos → Nóminas, abre la nómina del empleado y ahí tienes el comprobante con el detalle de devengados, deducciones y neto a pagar. No se «pierden» ni hay que volverlos a generar: mientras exista la nómina del período, su desprendible se puede consultar y reenviar cuando quieras.
Paso 2 — Envíalos por correo a todos los empleados de una vez
En el listado de nóminas, selecciona las nóminas del período y usa la acción «Enviar notificaciones»: GouJana le envía a cada empleado su comprobante de pago al correo registrado en su ficha. Si algún empleado no tiene correo, el sistema te avisa exactamente a quiénes no les pudo enviar — corrige el correo en la ficha del empleado y repite la acción solo para ellos.
Paso 3 — Descárgalos en PDF para imprimir o archivar
Cuando emites la nómina electrónica, GouJana construye por cada empleado un paquete de adjuntos que incluye la representación gráfica del desprendible en PDF junto con el XML reportado a la DIAN. Ese PDF es el documento formal del período: descárgalo desde la nómina electrónica del empleado para imprimirlo, archivarlo o entregarlo físicamente. Si prefieres papel, imprime ese PDF y listo — la entrega física es válida; el correo es simplemente la vía más rápida y deja rastro del envío.
Paso 4 — Confirma que el cálculo es correcto antes de entregar
Antes de repartir desprendibles, abre el detalle de la nómina del empleado y revisa el desglose: días trabajados del período, sueldo proporcional, novedades aplicadas (horas extra, incapacidades, licencias), beneficios como el auxilio de transporte y las deducciones de salud y pensión. Si un valor no cuadra, casi siempre la causa es una novedad sin registrar o una deducción mal configurada — corrige y vuelve a generar la nómina del período antes de emitirla a la DIAN. Te sirven gestión de novedades y configuración de deducciones del empleado.
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