Requisitos previos para habilitarte en Documento Soporte
RUT al día, resolución de numeración DIAN, proveedores no obligados como terceros y la conexión de la resolución en GouJana con sus configuraciones.
«Ya solicité el RUT, ¿qué sigue?», «¿qué documentos me piden antes de generar el documento soporte?», «¿cómo obtengo el RUT necesario para el proceso?» — antes de emitir tu primer documento soporte hay un camino de habilitación que se recorre una sola vez. Este artículo lo organiza en orden: qué necesitas de la DIAN, qué necesitas de tu proveedor, y qué se configura en GouJana. Si todavía no tienes claro qué es el Documento Soporte y cuándo aplica, empieza por Documento Soporte: qué es, cuándo se usa y cómo crearlo.
Paso 1 — Ten tu RUT al día y habilítate ante la DIAN
El punto de partida es el RUT de tu empresa o negocio, actualizado y con la actividad económica correcta. Con el RUT listo, en el portal de la DIAN solicitas la habilitación como emisor de Documento Soporte y la resolución de numeración para documento soporte: la DIAN te asigna prefijo, rango de consecutivos autorizados y vigencia. A la fecha, el trámite estándar se ve así (la DIAN ajusta sus pantallas de vez en cuando, así que tómalo como mapa general):
- Entra al portal de facturación electrónica de la DIAN (catalogo-vpfe.dian.gov.co) con los datos de tu empresa y ubica la opción de «Habilitación».
- Selecciona «Documento Soporte» como el documento que quieres habilitar: el portal te asigna un set de pruebas con su identificador (el TestSetId que luego registras en GouJana).
- Asocia el software con el que vas a emitir y completa las pruebas de envío del set; al superarlas, tu empresa queda habilitada como emisor de Documento Soporte.
- Solicita la resolución de numeración en Muisca (opción «Solicitud de autorización de numeración»), que te entrega el prefijo, el rango de consecutivos y la vigencia que conectarás en GouJana.
Ese trámite es ante la DIAN, no dentro de GouJana; si necesitas acompañamiento, escríbenos por los canales de soporte y lo revisamos contigo.
Paso 2 — Reúne los datos de tus proveedores no obligados a facturar
El documento soporte se emite a nombre de un proveedor concreto, así que necesitas el RUT de cada proveedor no obligado a facturar (o al menos su identificación, nombre completo y datos fiscales) para crearlo como tercero en GouJana. Un tercero mal creado — con tipo de documento o dígito de verificación errado — es la causa más común de rechazos al emitir. Cómo crear y administrar tus terceros lo ves en Terceros: personas, clientes y proveedores, y si dudas de si un proveedor está o no obligado a facturar electrónicamente, revisa la clase Obligados a facturar de forma electrónica.
Paso 3 — Conecta la resolución de documento soporte en GouJana
Con la resolución de la DIAN en mano, regístrala en GouJana: prefijo, rango de consecutivos, fechas de vigencia, llave técnica y pin del software. Este es el paso que conecta tu numeración autorizada con el sistema, y está explicado pantalla a pantalla en la clase Conectar resolución de documento soporte.
Paso 4 — Diligencia las configuraciones del Documento Soporte
Por último, en las configuraciones del Documento Soporte de tu cuenta defines: el proveedor tecnológico aliado, el ambiente de emisión — Pruebas, Habilitación o Producción — y el modo de envío a la DIAN (al crear el gasto/compra, asíncrono, automático a las 11 p.m. o manual desde el listado). Mientras estés en ambiente de Pruebas o Habilitación el sistema te pide el TestSetId: el identificador que la DIAN le asigna a tu empresa para hacer las pruebas de envío correcto; solo cuando pasas a Producción deja de ser necesario. Una vez guardado todo, ya puedes crear tu primer gasto/compra con documento soporte siguiendo el paso a paso de este artículo.
Contenido relacionado: el Curso Documento soporte completo, Conectar resolución de documento soporte y Cómo validar que tu Documento Soporte quedó bien generado.