2.1 Emitir la factura de mandato

Emite la factura: datos de la carga y la aduana, líneas de terceros con su NIT y la comisión que el sistema agrega sola.

Factura de mandato con las columnas Tipo de ingreso y Tercero del mandato después del producto
Las columnas de mandato van justo después del producto, en cada línea de la factura.

Con los productos ya configurados (clase anterior), emitir la factura de mandato es casi lo mismo que emitir una factura normal: eliges el tipo de factura, cargas los datos de la operación y agregas los conceptos. Lo demás — el tercero, la cuenta contable y tu comisión — lo pone el sistema.

Paso 1 — Elige el tipo de factura Mandato

  1. Crea una nueva Factura de venta y elige el cliente (el mandante, quien te encargó la operación).
  2. En Tipo de factura selecciona Mandato. Con eso la factura viaja a la DIAN identificada como operación de mandato.
Campo Tipo de factura de la factura de venta con la opción Mandato seleccionada
El tipo de factura solo ofrece «Mandato» si activaste esa industria en tu empresa.

Paso 2 — Carga los datos de la operación

  1. Abre la sección Datos del mandato.
  2. Diligencia lo que aplique a la operación: descripción de la carga, bultos, kilos, documento de transporte (B/L), documento de aduana, valor en dólares y número de pedido.
  3. Son datos informativos para tu cliente y para la DIAN: todos son opcionales, pero son los que hacen entendible la factura de una importación.
Sección Datos del mandato de la factura con carga, bultos, kilos y documentos de aduana
Carga, bultos, kilos y documentos de aduana viajan con la factura electrónica.

Paso 3 — Agrega los conceptos

  1. Agrega una línea por concepto: el flete, el bodegaje, las tarifas portuarias…
  2. Al elegir el producto, la línea trae sola su Tipo de ingreso y su Tercero del mandato. Cambia el tercero si esta operación la atendió otro proveedor.
  3. Escribe el valor que pagaste por cuenta de tu cliente.
Líneas de la factura con Tipo de ingreso «Ingresos recibidos para terceros» y el tercero de cada concepto
Si una línea de terceros queda sin tercero, el sistema no te deja guardar: la DIAN rechazaría la factura.

Paso 4 — Tu comisión se agrega sola

  1. Al guardar, por cada concepto de terceros con comisión configurada aparece una línea nueva: «Comisión <concepto>».
  2. Esa línea es ingreso propio, va contra tu cuenta de ingresos y suma al total de la factura.
  3. Si corriges el valor del flete, la comisión se recalcula sola — no se duplica ni se queda con el valor viejo.
Línea «Comisión Flete marítimo internacional» generada automáticamente como ingreso propio
8% sobre un flete de $4.200.000 → $336.000 de comisión, sin calcular nada a mano.

Paso 5 — Revisa el documento

En la impresión, cada línea muestra de quién es el ingreso y a qué tercero corresponde, agrupado como lo espera la DIAN: gastos y pagos a terceros por un lado, ingresos propios por el otro.

Impresión de la factura de mandato con las columnas de tipo de ingreso y tercero en cada línea
La representación gráfica de la factura de mandato.

¿Y si hay que corregirla? La nota crédito o débito de una factura de mandato arrastra la misma información: muestra las columnas de mandato, devuelve lo del tercero contra la misma cuenta por pagar y viaja a la DIAN con la clasificación de cada ítem.

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