Cómo anular o reversar un Documento Soporte ya generado
La Nota de Ajuste es el mecanismo oficial: concepto de corrección, creación desde Notas de ajuste a gastos/compras, envío a la DIAN y verificación.
«Debemos reversar un documento soporte, ¿cómo se hace?», «¿qué pasa si me equivoqué al generarlo?», «¿puedo corregirlo después de enviado?» — la respuesta es la misma para los tres casos: un Documento Soporte ya emitido ante la DIAN no se puede borrar ni editar; ya tiene su código único (CUDS) y la DIAN ya lo validó. Lo que sí puedes — y es el mecanismo oficial — es emitir una Nota de Ajuste al Documento Soporte: un documento electrónico que anula o disminuye el valor del documento original, y que también se transmite a la DIAN. Si aún no sabes qué es el Documento Soporte, empieza por Documento Soporte: qué es, cuándo se usa y cómo crearlo.
Paso 1 — Define qué tipo de ajuste necesitas
La nota de ajuste lleva un concepto de corrección obligatorio (el sistema no te deja guardar sin diligenciarlo). Elige según tu caso: anulación del documento soporte (el documento completo no debió existir: proveedor equivocado, compra duplicada, valores totalmente errados), devolución parcial de los bienes o no aceptación parcial del servicio, rebaja o descuento parcial o total, ajuste de precio, u otros. Si el error fue en los datos y no en la operación, el camino es anular con la nota de ajuste y luego crear el gasto/compra correcto con un nuevo documento soporte.
Paso 2 — Crea la Nota de Ajuste
Entra al listado de Notas de ajuste a gastos/compras y haz clic en añadir. Selecciona el gasto/compra relacionado (el documento soporte que quieres reversar), el concepto de corrección del paso anterior, y en el detalle deja las cantidades y valores a anular o disminuir: el total si es anulación completa, o solo las líneas afectadas si es parcial. Diligencia las observaciones si quieres dejar constancia del motivo y guarda. El paso a paso con pantallas está en las clases Notas de ajuste al documento soporte y Notas de ajuste a gastos/compras.
Paso 3 — Envíala a la DIAN
La nota de ajuste sigue el mismo modo de envío que configuraste para tus documentos soporte: al crear, asíncrono, automático a las 11 p.m. o manual. Si tu modo es manual, en el listado selecciona la nota, abre el botón Acciones y elige «Enviar nota de ajuste a los documentos soporte». Cuando la DIAN la acepta, la nota queda con su propio código electrónico y el documento soporte original queda fiscalmente anulado o disminuido por ese valor.
Paso 4 — Verifica el resultado
Igual que con el documento soporte, la emisión exitosa se confirma en el listado: la columna Ver Emisión (ícono de ojo) abre el documento validado en el portal de la DIAN. Cómo leer el estado y qué revisar si algo falla lo explicamos en Cómo validar que tu Documento Soporte quedó bien generado ante la DIAN. Contablemente, la nota de ajuste reversa los movimientos del gasto/compra por el valor ajustado; revisa que la cuenta por pagar al proveedor quede como esperas.
Contenido relacionado: el Curso Documento soporte completo, Notas de ajuste al documento soporte y Documento Soporte: qué es y cómo crearlo.