Auxilio de transporte y dotación en el desprendible
El auxilio se configura una vez como beneficio de valor fijo y el sistema lo incluye en cada nómina y lo reporta a la DIAN; la dotación como concepto no salarial.
«¿Debo agregar el auxilio de transporte manualmente o el sistema lo calcula?», «¿cómo actualizo el valor del auxilio?», «¿la dotación se incluye en el desprendible?» — tres dudas que llegan juntas cada vez que cambia el año o entra un empleado nuevo. La respuesta corta: en GouJana ambos conceptos se configuran una sola vez como beneficios laborales, y de ahí en adelante el sistema los incluye solo en cada nómina y en el reporte a la DIAN.
Paso 1 — El auxilio de transporte es un beneficio laboral, no un valor manual
En GouJana el auxilio de transporte se maneja como un beneficio laboral con tipo «Auxilio de transporte» y tipo de valor «Valor» (un monto fijo, no un porcentaje). Ese beneficio se asigna en los términos del cargo (Cargo/Rol → Beneficios laborales) o directamente en la ficha del empleado; si el mismo concepto está definido en ambos lados, gana el del empleado. Una vez asignado, no tienes que agregarlo en cada nómina: el sistema lo incluye automáticamente en el desprendible de cada período. La configuración inicial de estos conceptos está explicada en asignación de seguridad social y beneficios y en seguridad social.
Paso 2 — Cómo actualizar el valor cuando cambia el año
El valor legal del auxilio de transporte lo fija el Gobierno cada año. Cuando cambie, edita el valor del beneficio en la configuración (el mismo beneficio de tipo «Auxilio de transporte» que asignaste en el cargo o en el empleado) y ponle el nuevo monto vigente. Desde ese momento, las nóminas que generes salen con el valor actualizado — las ya generadas no se recalculan solas, así que haz el cambio antes de liquidar el primer período del año.
Paso 3 — ¿A quién se le paga? La regla del tope salarial
Por ley, el auxilio de transporte se paga a los empleados que devengan hasta dos salarios mínimos legales mensuales vigentes y no aplica, por ejemplo, en teletrabajo o cuando la empresa presta el transporte. La decisión de a quién asignarlo es tuya: asígnalo a los cargos o empleados que cumplen la condición, y retíralo cuando el empleado supere el tope. Una vez asignado, GouJana calcula el auxilio automáticamente en cada liquidación y lo refleja tanto en la contabilidad (con su cuenta contable configurada en el beneficio) como en los desprendibles de nómina del empleado — no tienes que digitarlo período a período.
Paso 4 — Así se ve en el desprendible y en la nómina electrónica
Cuando el beneficio está asignado, el auxilio de transporte aparece como un concepto devengado en el desprendible del empleado y, al emitir la nómina electrónica, GouJana lo reporta a la DIAN en la sección de transporte del documento (el campo AuxilioTransporte). Si además pagas viáticos de manutención y alojamiento, existe un tipo de beneficio aparte («Viático manutención y alojamiento») que se reporta en su propio campo — no los mezcles en un solo concepto.
Paso 5 — ¿Y la dotación?
La dotación (vestido y calzado de labor) se registra en el módulo de dotaciones de GouJana, que tiene dos partes. En la ficha del empleado, la sección «Dotación» guarda las tallas de cada persona (camisa, pantalón y calzado), para que las entregas siempre lleguen con la talla correcta. Y cada entrega se registra como un beneficio laboral con el tipo «Dotaciones» del catálogo de beneficios y cargas laborales: así queda soportada en la contabilidad y reportada en su propio campo de la nómina electrónica como concepto no salarial, no como un pago de sueldo.
Contenido relacionado: Empleados y nómina, Seguridad social, Emisión de la nómina electrónica y Configuración de deducciones del empleado.