Cómo cambiar la EPS, fondo de pensión y otras entidades de un empleado
Ruta para cambiar salud, pensión, ARL o caja en «Beneficios e Impuestos Laborales», qué hacer si la entidad no aparece y cómo afecta nóminas ya generadas.
«Ya sé crear la EPS, pero ¿cómo la cambio en un empleado que ya existe?». Es de las preguntas que más nos llegan: el empleado se trasladó de EPS o de fondo de pensión, y necesitas que la próxima nómina y la seguridad social salgan con la entidad nueva. Aquí está la ruta completa, incluyendo qué hacer cuando la EPS no te aparece al buscarla.
Paso 1 — Abre la ficha del empleado
En el menú lateral entra a Recursos humanos → Empleados/Contratistas, busca al empleado y ábrelo para editarlo.
Paso 2 — Ve a la pestaña «Beneficios e Impuestos Laborales»
Dentro de la ficha del empleado, cambia a la pestaña Beneficios e Impuestos Laborales. Ahí ves una fila por cada concepto (salud/EPS, pensión, ARL, cesantías, caja de compensación, etc.) con su columna Entidad, que es la institución administradora de ese beneficio.
Paso 3 — Cambia la entidad del concepto
En la fila del concepto que cambió (por ejemplo, el de salud), reemplaza la Entidad por la nueva EPS o el nuevo fondo, y guarda. Ten en cuenta que estos conceptos pueden estar definidos en dos niveles: en el Cargo/Rol (aplica a todos los empleados de ese cargo) o en el Empleado. Si el mismo concepto está en ambos, GouJana toma el del empleado — por eso, para un cambio individual, lo correcto es hacerlo en la ficha del empleado; si cambió para todo un cargo, edítalo en el cargo.
Paso 4 — ¿No te aparece la EPS al buscarla?
El buscador de Entidad muestra los terceros creados en tu cuenta. Si la EPS o el fondo no aparece, es porque aún no existe como tercero: créalo primero como tercero (con su razón social y NIT), igual que cualquier proveedor — el paso a paso está en Terceros: personas, clientes y proveedores — y vuelve a buscarlo. Además, para que la nómina electrónica y la planilla de seguridad social reporten el código oficial correcto, la entidad debe estar en el catálogo de Administradoras sociales, que encuentras en el menú Contabilidad → Administradoras sociales: ahí cada administradora se registra con su nombre, tipo (salud, pensión, riesgos laborales, caja de compensación, etc.), NIT y el código otorgado por el gobierno — GouJana cruza el NIT del tercero contra ese catálogo para tomar el código oficial.
Paso 5 — ¿Y las nóminas y novedades ya generadas?
El cambio de entidad aplica hacia adelante: las próximas nóminas que liquides ya salen con la entidad nueva. Las nóminas y registros contables que ya generaste no se recalculan solos — si necesitas corregir un período ya liquidado, ajústalo antes de volver a emitirlo. Los períodos ya liquidados conservan la entidad con la que se emitieron, así que tus reportes históricos siguen reflejando la situación de ese momento.
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