Cómo diagnosticar y corregir inventario negativo
Ubica productos con saldo negativo en Existencias, rastrea la causa con el historial de movimientos y corrígela con compras, transferencias o ajustes.
«¿Por qué mi inventario aparece en negativo?» y «tengo un producto con un saldo negativo imposible» son dos de las dudas más frecuentes de quienes manejan inventario en GouJana. La buena noticia: un saldo negativo casi nunca es un error del sistema — es la huella de un movimiento que faltó o que se registró en el lugar equivocado. Aquí te mostramos cómo encontrarlo y corregirlo.
Paso 1 — Ubica los productos en negativo
Entra al menú Inventario → Existencias. La tabla se ordena por cantidad de mayor a menor, así que los saldos negativos quedan al final del listado; también puedes hacer clic en la columna Cantidad para ordenarlos de menor a mayor y verlos de primeros. Importante: al abrir Existencias el sistema aplica automáticamente el filtro de tu almacén predeterminado — usa el botón Filtrar y quita el filtro de Almacén para revisar todas las bodegas, porque un negativo en una bodega suele convivir con un saldo positivo en otra.
Paso 2 — Rastrea el historial del producto con «Ver movimientos»
En la fila del producto en negativo, haz clic en el ícono de Ver movimientos. Esto abre el Historial de movimiento de inventario (el kárdex del producto en esa bodega): cada entrada y cada salida, con fecha, cantidad, almacén y el documento de origen que la generó. Recorre el historial hasta encontrar el punto donde el saldo se volvió negativo.
Paso 3 — Identifica la causa
Los negativos casi siempre vienen de una de estas tres situaciones:
a) Vendiste sin haber registrado la entrada. El producto tiene «Control de inventario» activo y las facturas de venta le descontaron unidades, pero nunca se registró la compra que las ingresó. El historial mostrará solo salidas.
b) La compra no alimentó el inventario. Registraste el gasto/compra, pero la fila del producto movió una cuenta contable que no es de la familia 14 (inventarios) — en ese caso el sistema no suma existencias. Revisa la cuenta contable del detalle de la compra, como se explica en la clase 1.1 Alimentación del inventario.
c) Bodega equivocada. La compra entró a una sucursal y la venta salió de otra: una bodega queda en positivo y la otra en negativo. En el historial, compara la columna de almacén de las entradas contra la de las salidas.
Paso 4 — Corrige el saldo
Según la causa, la corrección es distinta:
— Si faltó la compra: regístrala en Contabilidad → Gastos compras, cuidando que la fila del producto afecte una cuenta de la familia 14 y que la sucursal de la cabecera sea la bodega correcta. Al guardar, las unidades se suman automáticamente (ver Alimentación del inventario).
— Si el stock está en otra bodega: haz un traslado entre bodegas como se muestra en 1.4 Transferencias de inventario.
— Si es un ajuste de saldo inicial: en Inventario → Existencias usa el botón de añadir para registrar el producto, la bodega y la cantidad; el sistema suma las unidades al saldo existente y deja el movimiento registrado en el historial.
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