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Facturas de Exportación

Facturas de Exportación

Este proceso describe paso a paso cómo configurar y emitir facturas de exportación en Goujana ERP, adaptando el sistema a los requerimientos técnicos y normativos para operaciones internacionales.

Proceso de Configuración y Emisión de Facturas de Exportación

Pasos a seguir:

  • 1

    Acceso a la Configuración de la Empresa

    Ingrese a Goujana ERP y diríjase al módulo de "configuraciones por empresa". Aquí se definirán los parámetros generales que se aplicarán a todas las facturas.

  • 2

    Selección de la Industria de Facturación

    Localice la sección "industrias de facturas de venta" y seleccione "exportación". Esto adaptará el formulario de facturación a los requisitos de operaciones internacionales. Presione el botón "guardar" para aplicar la configuración.

  • 3

    Configuración del Formulario de Factura

    Recargue el formulario de factura de venta y verifique que se haya agregado el campo "tipo de factura". Seleccione la opción "exportación" para que el sistema cargue los campos específicos (moneda extranjera, tasa de cambio, condición de entrega, etc.).

  • 4

    Configuración de Parámetros Técnicos

    En el formulario de la factura:

    - Seleccione la moneda extranjera (ej. dólares) y verifique que se cargue la tasa de cambio del día.
    - Ingrese o modifique la fecha en la que se acordó la tasa de cambio.
    - Configure la condición de entrega (parte de los "5 terms") acorde a los incoterms aplicables.
    - Opcionalmente, defina estos valores por defecto en "configuraciones por empresa" para agilizar futuras facturaciones.

  • 5

    Registro de Productos y Detalle Técnico

    Agregue los productos a la factura. Para cada producto, ingrese:

    - La cantidad (por ejemplo, 5 unidades).
    - Los detalles técnicos obligatorios: marca, modelo y partida arancelaria.

  • 6

    Proceso de Pago y Emisión

    Una vez completados los campos, seleccione el método de pago (ej. efectivo) y haga clic en "guardar y pagar". Esto generará la factura electrónica y redirigirá a la sección de impresión.

  • 7

    Generación y Validación del XML

    Al finalizar el pago, el sistema genera un archivo XML que incluye:

    - Customization ID: Valor 4.
    - Invoice Type Code: Valor 2.
    - Información de moneda, tasa de cambio, fecha y detalles técnicos del producto.

    Descargue y verifique el XML para confirmar que cumple con el documento técnico de facturación electrónica.

  • 8

    Verificación con la DIAN

    El XML se envía al DIAN para validación. Descargue la representación gráfica de la DIAN para revisar el procesamiento.

    Tenga en cuenta que, en ocasiones, la DIAN puede mostrar discrepancias en el tipo de operación (por ejemplo, mostrar "10" en lugar de "04"), lo cual es un error de visualización sin impacto en la validez del XML.

  • 9

    Confirmación Final y Auditoría

    Una vez verificados todos los datos en el XML y la impresión de la factura, se confirma la emisión exitosa. Registre la transacción para futuras auditorías y revise periódicamente la configuración en "configuraciones por empresa" para mantener la conformidad con las normativas internacionales.

FAQ - Facturación de Exportación en Goujana ERP

Se debe ingresar a "configuraciones por empresa", seleccionar la opción de industrias y elegir exportación, luego guardar para que el sistema active las funciones correspondientes al sector.
Se selecciona la industria de facturas de venta, eligiendo exportación, lo que permite adaptar el formulario a los requerimientos del sector.
Aparece un nuevo campo llamado "tipo de factura", el cual permite seleccionar entre una factura comercial o de exportación.
La diferencia radica en los campos específicos: la de exportación muestra campos adicionales como moneda extranjera, tasa de cambio, fecha de tasa y condiciones de entrega específicas.
Desde "configuraciones por empresa" se puede establecer que, por defecto, se seleccione exportación para que cada nueva factura cargue automáticamente los campos asociados a este sector.
Se utiliza el campo destinado a la "moneda extranjera", donde se puede seleccionar, por ejemplo, dólares para reflejar el tipo de cambio.
El sistema carga la tasa de cambio correspondiente al día actual al seleccionar una moneda extranjera, permitiendo modificarla si es necesario.
Junto a la tasa de cambio se debe especificar la fecha en la que se acordó dicha tasa, garantizando la precisión del valor utilizado.
La condición de entrega se configura dentro de los "5 terms" y se puede definir tanto en el formulario de factura como en la configuración por empresa para que se cargue por defecto.
Los "5 terms" son condiciones adicionales que se integran en la factura, entre ellas la condición de entrega, y aseguran que se cumplan los términos contractuales establecidos.
Desde "configuraciones por empresa" se puede especificar cuál es la moneda que se desea cargar por defecto, lo que simplifica la creación de nuevas facturas.
El formulario se actualiza mostrando los campos específicos para exportación, como el tipo de factura, moneda extranjera, tasa de cambio y condición de entrega.
Se cargan los campos requeridos para el sector de exportación, que incluyen la moneda extranjera, la tasa de cambio, la fecha de la tasa y la condición de entrega.
Goujana ERP ofrece la opción de visualizar la factura en moneda extranjera, permitiendo ver precios unitarios, impuestos y totales en la divisa seleccionada.
Esta opción permite alternar la visualización de la factura para mostrar los valores en dólares, facilitando la comparación con la moneda local.
Se utiliza un botón en el formulario de impresión que permite cambiar la vista entre la moneda local y la extranjera según se requiera.
El XML incluye datos técnicos como el Customization ID, Invoice Type Code, información de la moneda, tasa de cambio, fecha acordada y detalles del producto.
Debe tener el valor 4, según lo especificado en el documento técnico de facturación electrónica para el sector de exportación.
El Invoice Type Code debe ser asignado con el valor 2, que identifica la factura como perteneciente al sector de exportación.
Además de los valores técnicos, se incluyen detalles de moneda, tasa de cambio, fecha de tasa y datos específicos del producto, como marca, modelo y partida arancelaria.
Se debe ingresar manualmente o confirmar la fecha en la que se acordó la tasa de cambio, permitiendo su modificación si se requiere.
Sí, la fecha puede ser modificada de acuerdo a las necesidades específicas de cada transacción de exportación.
Es necesario configurar todos los campos requeridos en el XML, como el Customization ID, el Invoice Type Code, y la información de moneda, tasa y términos de entrega.
Se debe cargar el producto en el formulario, ingresando la cantidad y los detalles técnicos requeridos, como marca y modelo.
Se selecciona el producto deseado, se especifica la cantidad (por ejemplo, cinco unidades) y se guardan los datos antes de proceder al pago.
Se deben ingresar detalles técnicos como la marca, modelo y, en algunos casos, la partida arancelaria, según los requerimientos del sector.
Indica que el método de pago utilizado es efectivo, lo que se refleja en la impresión y en el XML de la factura electrónica.
Después de guardar y pagar la factura, el sistema redirige a la impresión de la factura electrónica, donde se puede verificar que toda la información se ha enviado correctamente.
Se puede descargar la representación gráfica de la DIAM, la cual muestra cómo el sistema procesó el XML enviado al IAM.
La DIAM muestra un tipo de operación incorrecto (por ejemplo, 10 en lugar de 04) a pesar de que el XML se envió correctamente con el valor correcto.
El error se identifica al comparar el valor enviado en el XML (04) con el que aparece en la representación gráfica de la DIAM (10).
Se envía el valor 04 en el XML, que corresponde a la configuración establecida para facturación de exportación.
El error en la representación gráfica de la DIAM es un problema conocido del sistema y, aunque se envía el dato correcto, la representación puede mostrar un valor erróneo sin afectar el proceso.
Se muestra la información de la moneda, tasa de cambio, fecha de la tasa, condición de entrega y todos los campos específicos que identifican la factura como de exportación.
Se configuran a través de "configuraciones por empresa", estableciendo valores por defecto para moneda, condición de entrega y tipo de factura, además de ajustar los campos técnicos en el formulario.
La tasa de cambio es fundamental para reflejar el valor correcto en moneda extranjera, permitiendo que los cálculos de precios, impuestos y totales sean precisos.
Se debe editar la factura en el formulario y actualizar la tasa de cambio y la fecha correspondiente para reflejar los valores acordados.
Se incluyen datos técnicos como la marca, el modelo y la partida arancelaria, necesarios para cumplir con los requisitos del sector.
Se deben ajustar correctamente los valores de Customization ID, Invoice Type Code y otros campos técnicos, asegurándose de que toda la información requerida esté presente.
El proceso garantiza la integridad del XML y su correcta validación ante el IAM, lo que asegura que la factura se procese sin errores.
Permite personalizar los parámetros generales de facturación, incluyendo la configuración de facturas de exportación, estableciendo valores por defecto y condiciones específicas.
Facilita el proceso de facturación internacional al adaptar el formulario a los requisitos técnicos y legales, reduciendo errores y agilizando el proceso.
La factura de exportación incluye campos adicionales como moneda extranjera, tasa de cambio y condiciones de entrega específicas, a diferencia de la factura comercial.
Mediante la configuración por empresa, se activa el modo exportación, lo que añade campos técnicos y permite ajustar valores predeterminados para cumplir con los requisitos del sector.
Se selecciona la moneda extranjera en el campo correspondiente, se carga la tasa de cambio actual y se especifica la fecha en la que se acordó dicha tasa.
La condición de entrega, parte de los "5 terms", es esencial para definir los términos de envío y entrega, asegurando claridad en la transacción internacional.
Después de seleccionar exportación en el campo de industrias, se debe hacer clic en guardar para que la configuración se aplique a todas las facturas futuras.
Al seleccionar exportación, se activan los campos específicos para este sector, adaptando la factura a las necesidades de operaciones internacionales.
Este campo permite distinguir entre facturas comerciales y de exportación, configurando automáticamente los campos técnicos requeridos para cada caso.
Se utiliza un botón de alternancia que permite cambiar entre la visualización en moneda local y en moneda extranjera, según se requiera para la revisión.
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