1.7 Numeración, vínculo con la DIAN y primer documento emitido
Asociar la resolución a la DIAN, crear la numeración en el ERP y emitir un documento real de prueba.
Cierre de la sesión de implementación. Curso Procesos Internos · Sección 1: Proceso de implementación inicial.
Es el último tema y el que deja la facturación funcionando. Requiere la resolución de facturación autorizada por la DIAN (prerrequisito de la clase 1.2) y la configuración de la clase 1.3.
Paso 1 — Asociar la resolución al proveedor tecnológico (portal de la DIAN)
La asociación del rango con el proveedor se hace en la DIAN, no en el ERP. El representante legal, o quien tenga acceso, debe:
- Ingresar a
https://catalogo-vpfe.dian.gov.co/User/Login(validando el correo del RUT del representante legal). - Ir a Configuraciones → Rangos de numeración.
- Elegir el proveedor Cadena, seleccionar la resolución y pulsar Agregar.
Paso 2 — Conectar el rango en el ERP
- Abre la pantalla de consulta de rangos:
/admin/base_model_s/numeration/cadena/. - El ERP consulta con el NIT de la empresa y muestra número de resolución, prefijo, rango, vigencia, clave técnica y estado.
- Si el estado es Desconectada, pulsa Conectar: se abre el formulario de numeración con los datos ya cargados.
Si aparece «Error al consultar las resoluciones», verifica el NIT de la empresa y que la resolución esté asociada al proveedor Cadena en el portal de la DIAN (paso 1).
Paso 3 — Completar y guardar la numeración
Se puede llegar también desde Mis Empresas → pestaña Numeraciones. Revisa o completa:
| Campo | Qué poner |
|---|---|
| Nombre | Un nombre reconocible (el botón Conectar propone «prefijo - resolución») |
| Número de autorización | El número de la resolución de la DIAN |
| Llave técnica | La clave técnica de la resolución |
| Pin del Software | El PIN del software (el botón Conectar no lo carga: escríbelo) |
| Prefijo | El prefijo de la resolución, sin espacios |
| Formato de registro | Factura de venta |
| Número inicial / final | El rango autorizado |
| Válido desde / hasta | La vigencia de la resolución |
| Tipo de Documento Electrónico | Factura electrónica (así la numeración emite a la DIAN) |
| Por defecto / Está activo | Marcados |
| Sucursal | Vacía para todas las sucursales (ver clase 1.4) |
Para emitir, el sistema exige llave técnica, número de autorización, prefijo, rango, vigencia y PIN del software. Si falta alguno, lo indica.
Paso 4 — Emitir un documento de prueba real a la DIAN
- Confirma en Integraciones → Facturación electrónica que el entorno sea el acordado con el cliente. En Producción el documento es real y tiene validez tributaria; en Prueba y Habilitación no.
- Entra a Facturación → Facturas de venta → Añadir.
- Elige el cliente creado en la clase 1.5 y la Numeración electrónica del paso 3.
- Agrega el producto o servicio de la clase 1.6 y guarda. La fecha de la factura debe ser la de hoy.
- Si el modo de envío es Manualmente, ve al listado de facturas de venta, marca la factura y elige la acción Enviar Facturas Electrónicas.
Paso 5 — Verificar la respuesta de la DIAN
| Estado | Significado |
|---|---|
| Emitida y aprobada por la DIAN (200) | Todo correcto. La factura muestra su código electrónico (CUFE) y se puede consultar en el portal de la DIAN. |
| Rechazada por la DIAN (409) | La DIAN encontró reglas incumplidas; el detalle queda en un comentario privado de la factura. Corrige y vuelve a enviar. |
| Enviada, pendiente de respuesta | La DIAN aún no responde; el sistema reintenta más tarde. |
| No enviada a la DIAN | Aún no se ha emitido: envíala desde la acción del listado. |
Si falla
- Error en la llave técnica o el PIN del software: revisa esos dos campos en la numeración.
- «Fecha diferente a la fecha de hoy»: corrige la fecha de la factura.
- «Su numeración no es para facturación electrónica»: el tipo de documento electrónico de la numeración no es Factura electrónica.
- Varias numeraciones: selecciona una explícitamente en el campo Numeración de la factura.
- Una factura ya emitida no se puede borrar ni volver a emitir.
Antes de terminar: con la factura aprobada, todavía no cierres la sesión ni detengas la grabación. Falta presentar la aplicación de soporte técnico (clase 1.8) y luego validar la grabación (clase 1.9).
Sigue con 1.8 Presentar la aplicación de soporte técnico.