1.2 La sesión inicial: presentación, objetivos y prerrequisitos
Duración mínima de una hora, presentación del implementador, objetivos de la capacitación y el prerrequisito de la resolución DIAN.
Protocolo de la primera sesión con el cliente. Curso Procesos Internos · Sección 1: Proceso de implementación inicial.
La sesión inicial es el primer encuentro entre el implementador y el personal del cliente, es decir, quienes van a usar el software. Tiene una duración mínima de una hora y en ella normalmente alcanza el tiempo para dejar implementada la facturación comercial.
Qué se hace al empezar
Antes de esto, la grabación ya debe estar notificada y corriendo (clase 1.1).
- Presentación del implementador: quién es, cuál será su rol y cómo el cliente puede contactarlo después de la sesión.
- Definir los puntos y objetivos de la capacitación: qué se va a enseñar hoy y qué debe saber hacer el personal al terminar.
- Confirmar el prerrequisito (ver abajo) antes de tocar el sistema.
Prerrequisito de la facturación comercial: el cliente debe contar con una resolución de facturación autorizada por la DIAN. Sin ella no se puede numerar ni emitir facturas electrónicas. Pídela (o pide el número de resolución, el prefijo, el rango y la vigencia) antes de la sesión; si el cliente no la tiene, la sesión se dedica a las clases 1.3 a 1.6 y la numeración queda pendiente.
Agenda de la sesión
Estos son los temas, en este orden. Los tiempos son una guía; ajústalos al cliente.
| # | Tema | Qué debe quedar hecho |
|---|---|---|
| 0 | Notificar y activar la grabación | El cliente sabe que se graba y la grabación está corriendo |
| 1 | Configuración de variables de la empresa | Datos legales y fiscales de la empresa completos |
| 2 | Configuración de la sucursal | Sucursal creada y activa |
| 3 | Clientes: crear, editar y buscar | Al menos un cliente creado |
| 4 | Productos y servicios: crear, buscar y editar | Al menos un producto o servicio con precio e impuesto |
| 5 | Numeración, vínculo con la DIAN y documento de prueba | Una factura emitida y aprobada por la DIAN |
| 6 | Presentar la aplicación de soporte técnico | El cliente sabe agendar, pedir soporte y reportar problemas |
| 7 | Finalizar y validar la grabación | Grabación, transcripción, resumen y PQR verificados |
Lista de verificación antes de la sesión
- Resolución de facturación de la DIAN vigente (número, prefijo, rango, fechas).
- Datos de la empresa: razón social, NIT, correo, dirección y ciudad.
- Un cliente y un producto o servicio reales para la factura de prueba.
- Acceso del cliente al portal de la DIAN (para asociar la resolución al proveedor tecnológico).
Sigue con 1.3 Configuración de las variables de la empresa.