1.2. Configurar la cuenta por pagar a empleados
Clase
La liquidación mueve la deuda de donde la dejaron las nóminas a un solo lugar: una cuenta por pagar consolidada a nombre del empleado. Esa cuenta es el único parámetro que hay que definir antes de liquidar.
Paso 1 — Abre la configuración de Recursos Humanos
- Entra a Configuraciones por cuenta y ubica la sección de Recursos humanos.
- Busca el campo «Cuenta contable de cuentas por pagar a empleados».
- Si lo dejas vacío, GouJana propone 25.05.05.02 LIQUIDACIONES POR PAGAR y la crea la primera vez que se necesita.
Por qué NO puede ser «salarios por pagar»
Al leer lo que la contabilidad le debe al empleado, la liquidación excluye su propia cuenta consolidada. Si no lo hiciera, una liquidación ya contabilizada volvería a aparecer como deuda nueva y una segunda liquidación arrastraría el total de la primera.
Esa exclusión es inofensiva mientras la cuenta se use solo para esto. Si la apuntas a una cuenta que la nómina ya usa —salarios por pagar es el error típico— la exclusión deja de ser inofensiva y empieza a ocultar una deuda real en vez de liquidarla. GouJana detecta ese choque y lo reporta antes de contabilizar.
La cuenta de indemnización
La indemnización no tiene una provisión detrás: no se lee del balance, se escribe a mano en la liquidación y entra como gasto. La cuenta de ese gasto también vive aquí, en «Cuenta para indemnización» (por defecto 51.05.60 INDEMNIZACIONES LABORALES). Si vas a liquidar con indemnización y no está definida, la liquidación te lo dice antes de contabilizar.