En contabilidad, se denomina asiento contable al conjunto de anotaciones o apuntes contables que se hacen en el libro diario de contabilidad, estas se realizan con la finalidad de registrar un hecho económico que provoca una modificación cuantitativa en la composición del patrimonio de una empresa y, por tanto, un movimiento en las cuentas de una empresa.
El gasto es una salida de dinero que no es recuperable, entendemos por gasto, al dinero que una persona o empresa debe pagar para acreditar su derecho sobre un artículo o a recibir un servicio. Por otro lado, se denomina gasto o egreso a la anotación o partida contable que disminuye el beneficio o aumenta la pérdida de una sociedad o persona física.
Para que el gasto o la compra sea deducible fiscalmente, se debe cumplir con los siguientes dos requisitos:
La diferencia entre costo y gasto en contabilidad es que los costos son considerados inversiones que se identifican directamente con los ingresos, pues generan una utilidad, mientras que los gastos no se asocian con el retorno de la venta del producto o servicio, además, los costos y los gastos se contabilizan de forma diferente y se reflejan por separado en los estados financieros, los costos se consideran activos, mientras que los gastos no.
Mediante la plataforma contable encontramos un ítem donde podrás registrar gastos y compras de una forma muy fácil y rápida, solo debes seguir los siguientes pasos:
PASO 1: lo primero que se necesita es contar con la información personal de interés, ya sea que dicha información corresponde a una persona jurídica o natural, por reglas del estado colombiano las empresas solicitan el RUT, donde podemos encontrar esta información y además, encontrar cuáles son sus responsabilidades ante la DIAN, algunos ejemplos son, los retenedores de IVA, retenedores del ICA, entre otros impuestos y será más fácil a la hora de contabilizar.
Lo segundo es la factura que nos remite la empresa que vendió o presto determinado producto o servicio, para las facturas siempre tenemos que fijarnos en que tengan la información completa:
Nota: las facturas que no sirven son las que dicen: cotización o remisión.
PASO 2: a continuación ingresamos a la plataforma contable con nuestro usuario y contraseña. Lo primero que tenemos que hacer es registrar el tercero en la plataforma para poder llevar los registros de las compras y gastos que se le han comprado a este. Una vez ingresamos en la plataforma ingresamos a la opción general, en este podemos encontrar el ítem nombrado “persona” ya solo es ingresar la información suministrada por el RUT.
Para crear algo nuevo seleccionaremos el botón de AÑADIR.
Después, ingresamos toda la información de la persona jurídica o natural, con la facilidad de guardar archivos importantes que necesitemos a futuro como RUT, cámara y comercio, cédula, etc. Únicamente guardamos y listo, ya está creado.
PASO 3: seleccionamos otro ítem dentro de la barra de facturación.
PASO 4: seleccionamos la opción de gastos/compras y encontramos la siguiente información.
En este punto encontraremos varias opciones donde podemos encontrar datos como:
PASO 5: cuando seleccionamos la opción añadir, ingresamos toda la información que tenemos en la factura.
Ejemplo: la empresa Postobón Nit:xxxxxxxxx # factura 0001, nos vende 1 botellón de agua el día 01-01-0001 por valor de 10.000 $, no se le aplicó IVA ni practicó retenciones
Pasos:
Ahora ingresamos los datos del servicio, compra, gasto que se hizo:
En la parte inferior de la derecha encontramos detallado y organizado todos los datos que acabamos de ingresar.
En la parte inferior de la izquierda podemos anexar los datos de pago como fecha, banco, valor que se pagó. Y finalmente, la opción de guardar este registro.
Así de simple está creado nuestro gasto/compra, recuerda que siempre quedará guardada en la aplicación y podrás llevar todos los registros que hiciste años pasados y años futuros.