En tiempos de compra y venta, intercambio y desarrollo económico-social, emergen nuevas alternativas de organización que evidencian y facilitan el acceso a la información al momento de dar cuenta y contabilizar los egresos e ingresos de una empresa o movimiento financiero. Una de estas es la factura, cuyo objetivo de carácter mercantil se da en la medida en la que indica una compra o venta de un producto o servicio, es decir, la factura como tal se presenta como garantía que acredita la transferencia por la adquisición de un producto o servicio al igual que la venta de un producto o servicio.
El proceso de facturación cuenta con unos márgenes establecidos para que dicha factura sea válida dentro de los órganos de regulación nacional -DIAN- tales como: la factura debe contener un sistema de numeración consecutiva en cuanto a las facturas de venta, es necesario que cuente con una fecha de expedición de la factura, un espacio en donde se realice una descripción específica o genérica de los artículos o servicios que conforman la transacción, además de contener el valor total de la operación.
Teniendo en cuenta a grandes rasgos cuales son las características fundantes acerca de lo que es la factura y cuáles son los requerimientos básicos dentro de un proceso de facturación, se abre el camino para que se realice una distinción entre la facturación POS -tradicional-, y la facturación electrónica.
Por un lado, tenemos la factura POS por sus siglas en inglés “Point of sale” que se refiere a un sistema de facturación por puntos de venta, como supermercados, almacenes de cadena, tiendas de artículos para el hogar, entre otros. Se le llama factura POS, al tiquete generado en el momento específico en el que se adquiere el producto o servicio por medio de una máquina registradora, además, como se mencionó anteriormente esta factura debe ser desarrollada a través de un software especializado que sea aceptado por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), este sistema se compone de un hardware o un computador y un software que se encarga de realizar todo el proceso de facturación y de llevar el control en cuanto a un inventario.
Por otro lado, tenemos la factura electrónica, que, si bien cumple con los requisitos mencionados con anterioridad en este artículo, se diferencia fundamentalmente porque su entrega se realiza mediante recursos digitales, como correo electrónico, mensaje de texto, vía WhatsApp. Este método de facturación lleva consigo grandes ventajas, tales como: se acortan los ciclos de tramitación, se reducen los errores humanos, se eliminan los costos de impresión y envíos postales, permite el acceso rápido y ágil a la hora de revisar las facturas almacenadas, reduce enormemente los espacios físicos de almacenamiento, se evita el consumo de papel, lo cual es fundamental en el cuidado del medio ambiente, permite la disminución del fraude, entre otros.