La generación de los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) y su integración con la facturación electrónica sigue siendo uno de los desafíos administrativos más grandes para las IPS y consultorios independientes en Colombia.
En este artículo, desglosamos el proceso operacional para cumplir con la normativa del Ministerio de Salud y la DIAN, evitando rechazos y optimizando el tiempo de tu equipo administrativo.
Antes de emitir el primer RIPS, es crucial tener la "casa en orden". A diferencia de una empresa comercial estándar, el sector salud requiere validaciones adicionales. Asegúrate de tener digitalizados y a la mano los siguientes documentos:
Importante: Puedes verificar la validez de tu habilitación directamente en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS) usando tu código de habilitación.
Para evitar errores de validación al momento de enviar el archivo JSON al Ministerio, la configuración inicial de los datos maestros es vital.
El Ministerio de Salud exige campos que para una factura comercial serían irrelevantes. No puedes dejar vacíos:
La sucursal no es solo un dato administrativo; define el impuesto ICA y, más importante, el código de habilitación.
Tip Pro: Si tienes especialistas que rotan entre sedes, el software puede configurar la sucursal por IP para asignar automáticamente el código de habilitación correcto.
Cada servicio que factures debe tener configurada la pestaña de Datos de Salud:
Para garantizar coherencia y evitar reprocesos, sigue este orden cronológico estricto en la atención:
Se crea el paciente con todos los requisitos normativos y se agenda la cita.
Antes de facturar, el profesional debe registrar el diagnóstico usando la codificación internacional CIE-10. Tipos: Impresión diagnóstica, Confirmado nuevo o Confirmado repetido.
No se debe usar una factura comercial estándar. La factura de salud requiere:
La evolución es el acta del servicio prestado. Las fechas de la evolución deben coincidir con las fechas de la factura.
Una vez validada la factura y la evolución, desde el módulo de facturación se ejecuta "Generar y Emitir RIPS". El sistema validará:
Si todo es correcto, obtendrás el Código Único de Validación (similar al CUFE de la DIAN, pero para salud).
Es común usar un proveedor para facturación electrónica y otro para historia clínica. Esto obliga a duplicar labores y aumenta los errores.
La Solución: Centralizar en un ERP (por ejemplo, Goujana) permite que al facturar el sistema alimente automáticamente los módulos de RIPS e Historia Clínica, ahorrando tiempo y reduciendo errores.
La normativa de RIPS en 2025 exige precisión. Un error en un código postal o una fecha mal digitada puede causar el rechazo de todo un lote de facturas. La clave está en la configuración preventiva de los terceros (pacientes) y los servicios (CUPS), y en asegurar que el personal siga el flujo lógico del sistema.
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