La facturación electrónica en Colombia es el proceso por el cual una empresa emite sus facturas de venta en formato digital, las firma y las valida ante la DIAN en tiempo real. Si vas a facturar por primera vez, esta guía te explica los requisitos y los 5 pasos para emitir tu primera factura sin complicaciones.
Antes de emitir tu primera factura electrónica necesitas tener en orden lo siguiente:
Confirma que estás obligado a facturar electrónicamente y que tu RUT incluye la responsabilidad correspondiente. La gran mayoría de comerciantes, profesionales independientes y prestadores de servicios en Colombia ya están obligados. Si tu RUT no tiene la responsabilidad de facturación electrónica, actualízalo en el portal de la DIAN antes de continuar.
Puedes usar el sistema gratuito de la DIAN para volúmenes muy bajos, pero un software de facturación electrónica te ahorra tiempo, evita errores y te integra la contabilidad. Con GouJana emites, firmas y envías la factura a la DIAN automáticamente, y queda contabilizada al instante. El plan incluye facturación, contabilidad y nómina desde $696.000 COP al año, sin cobro por documento.
En el servicio de facturación electrónica de la DIAN debes completar un set de pruebas de habilitación: se generan facturas de prueba que la DIAN valida hasta autorizarte para producción. Con un software habilitado este proceso es guiado y se completa rápidamente, normalmente el mismo día.
Registra en el software tu resolución de numeración de facturación: prefijo, rango de consecutivos y fechas de vigencia. Esto garantiza que cada factura lleve un número válido y autorizado por la DIAN, evitando rechazos.
Crea la factura con los datos del cliente y los productos o servicios. El software calcula impuestos (IVA, retenciones), firma digitalmente el documento, lo envía a la DIAN para su validación y lo entrega al cliente con su representación gráfica (PDF) y el CUFE (código único de factura electrónica). ¡Listo: ya facturaste electrónicamente!