El mantenimiento en Goujana cuida tus equipos y los de tus clientes.
Desde un mismo lugar puedes:
- Controlar tus activos (equipos propios).
- Ejecutar órdenes de mantenimiento preventivo y correctivo.
- Prestar servicio técnico a equipos del cliente con órdenes de servicio.
- Cerrar el ciclo Cotización → Orden de Servicio → Factura.
- Firmar digitalmente y enviar todo en PDF.
¿Cómo se hace el mantenimiento?
Guía paso a paso del proceso completo de mantenimiento y órdenes de servicio.
Dos flujos, un mismo módulo:
El mantenimiento interno trabaja sobre tus activos propios; las órdenes de servicio trabajan sobre equipos que pertenecen a tus clientes.1. Registra tus activos
Un activo es un equipo propio de tu empresa. Ve a Mantenimiento → Activos y crea uno con su información: elemento, marca, modelo, serial, ubicación y clasificación por riesgo (eléctrico, mecánico o biológico). El sistema le asigna un código automáticamente.
- Responsable (tenedor) — asigna quién responde por el activo y en qué sucursal. Puedes cambiarlo con la acción "Cambiar tenedor del activo".
- Manuales y protocolos — adjunta los manuales del proveedor y los protocolos de mantenimiento.
- Atributos — agrega atributos adicionales (par clave/valor) según el tipo de equipo.
- Resumen del equipo — consulta desde la lista el historial y la última fecha de mantenimiento de cada activo.
2. Crea una orden de mantenimiento
Cuando un activo necesita atención, crea una orden de mantenimiento en Mantenimiento → Órdenes de mantenimiento. Elige el activo, describe el trabajo y define el tipo:
- Correctivo — para resolver una falla.
- Preventivo — programado por frecuencia para prevenir fallas.
Registra el técnico que repara, la duración, el costo de mano de obra y el costo de materiales. Recoge la firma del técnico y del verificador.
3. Crea una orden de servicio (equipos del cliente)
Cuando reparas un equipo que pertenece a un cliente, usa una orden de servicio en Mantenimiento → Órdenes de servicio. Cada orden recibe un número consecutivo automático por empresa (OS-0001, OS-0002…).
- Cliente y equipo — selecciona el cliente e indica modelo y serial del equipo.
- Falla y trabajo — describe la falla reportada y el trabajo realizado.
- Tiempos y responsables — inicio y fin del servicio, técnico y supervisor (el técnico y las fechas se prellenan con el usuario y la hora actual).
- Detalle — agrega los productos/servicios facturables con cantidad y valor unitario.
- Firmas — recoge la firma del técnico, del jefe y del cliente.
Importar desde una cotización
Si seleccionas una cotización del cliente, el sistema te ofrece un cuadro de confirmación para traer todos sus ítems al detalle de la orden de servicio. Así no vuelves a digitar lo ya cotizado.
4. Convierte la orden de servicio en factura
Con la orden guardada y con líneas de detalle, usa el botón "Convertir en factura de venta". El sistema crea la factura para el cliente (una línea por cada ítem), la deja como cuenta por cobrar, enlaza la factura a la orden y marca la orden como Facturada.
5. Imprime o envía la orden en PDF
Desde la orden de servicio puedes imprimir el PDF (con datos del cliente, equipo, tiempos, detalle y firmas) o usar la acción "Enviar por correo (PDF)" para que le llegue automáticamente al correo del cliente.
6. Mide el cumplimiento con los informes
- Comparativo del proceso — compara, por cliente y producto, lo cotizado, lo ordenado en servicio y lo facturado, con el % de cumplimiento, un embudo de conversión y el desglose por estado. Se exporta a Excel y PDF.
- Indicadores — cantidad de mantenimientos finalizados por fecha y por técnico.
- Que el administrador te haya asignado el permiso sobre "Mantenimiento".
- Que en "Personalizar menú" esté activa la opción "Mantenimiento".
Recuerda que puedes contar con nuestro soporte técnico y con el curso de Órdenes de mantenimiento.
