¿Qué es la facturación electrónica?

Una factura electrónica, se presenta como la evolución en cuanto a facturación tradicional, o aquella que se daba mediante el uso del papel, posee en igual medida el mismo grado de legalidad, ya que es expedida mediante un software y puede ser distribuida a través de diversos canales digitales, ya sea correo electrónico, un software o un servidor. Para emitir una factura electrónica, es necesario que el software encargado de tramitarla cumpla con ciertos requerimientos que la DIAN exige para su implementación, además de un certificado de firma de la digita, el cual debe ser adquirido mediante entidades certificadoras, acreditadas por el órgano nacional de acreditación en Colombia ONAC.

La factura electrónica entonces transacciones de Bienes o Servicios, al encontrarse en un ecosistema informático cuenta con muchas ventajas, pues su almacenamiento y búsqueda se da de forma más rápida y segura. El proceso de facturación electrónica se da a través de e diferentes formas:

1. A través de un software de facturación de desarrollo propio, si la entidad ya cuenta con el conocimiento técnico necesario y así mismo desea desarrollar un software de facturación propia , la DIAN tiene en su equipo de trabajo el anexo técnico con las especificaciones tecnológicas y ejemplos de facturas electrónicas que son requeridas. Así pues, si se cuenta con un software contable o ERP y el proveedor de ese sistema puede implementar el sistema de facturación electrónica, será posible que se emitan directamente este tipo de facturas.
2. Se puede realizar la facturación electrónica a través de un proveedor electrónico, aliado y mediador. Normalmente se presentan como empresas encargadas precisamente en función de mediación y facilitadores para estos procesos, es importante que estos mediadores se encuentren protegidos por la DIAN y cuenten con los permisos requeridos para su funcionamiento. Actualmente existen 86 proveedores y sus datos pueden ser consultados a través de la página web de la DIAN https://factura-electronica.dian.gov.co En este proceso es necesario que la entidad se registre como facturador electrónico, luego seleccionar el modo de operación “proveedor tecnológico” y así elegir su preferencia dentro de los mediadores posibles, además del software que estos ofrecen; luego de esto es necesario que supere las pruebas que se le presentarán para que se le habilite el software y pueda hacer uso de la facturación electrónica.
3. Por último es posible hacer uso del servicio de facturación electrónica que la DIAN tiene en su página web, este puede ser usado por cualquiera que lo requiera. Este último posee muchos beneficios, el servicio es gratuito, no tiene límites de emisión y recepción de documentos electrónicos. Para acceder a este servicio, la persona deberá registrarse como facturador electrónico, seleccionar software gratuito, igualmente superar el SET de pruebas para quedar en estado habilitado y comenzar a facturar electrónicamente, el usuario que se registre en este servicio puede solicitar a su vez el certificado de firma digital gratuito, para esta firma aplican términos y condiciones.