2.5 Numeraciones internas y documento soporte (opcional)

Las numeraciones internas de gastos y compras y la decisión opcional de emitir documento soporte.

1. Numeración interna de gastos y compras

Toda compra necesita una numeración: define el consecutivo y la cuenta por pagar asociada. Para las facturas que emiten los proveedores se usa una numeración interna: una Numeración con Formato de registro «Gastos / Compras» y Tipo de documento electrónico «No es para un Documento Electrónico». La compra queda con el consecutivo de esa numeración y el número que imprimió el proveedor se conserva en Referencia.

  • Si hay una activa y por defecto, el sistema la elige sola; la de la sucursal gana sobre la general de la empresa.
  • Una numeración puede traer su propia cuenta por pagar; si no la tiene, se usa la de la configuración.
  • Si no existe ninguna, créala con el botón «+» junto al campo numeración de la compra. Al importar o causar automáticamente, un documento sin numeración queda Pendiente de numeración hasta que elijas o crees una.

2. Documento soporte: lo decide el cliente

Si decide usarlo:

  1. Numeración de documento soporte: una Numeración con Tipo de documento electrónico «Documento Soporte» y formato «Gastos/Compras», con prefijo, rango, vigencia, número de autorización, clave y pin del software. Si hay una sola, el sistema la elige; si hay varias, el usuario escoge.
  2. Envío: en Integraciones → Documento Soporte marca «¿Enviar una Compra/Gasto después de crearla?», elige el modo (después de crear, asincrónico, automático a las 11 p. m. o manual) y el entorno (Prueba, Habilitación o Producción; fuera de Producción el TestSetId es obligatorio). El proveedor tecnológico permitido es Cadena.
  3. Primer documento: empieza en Prueba o Habilitación, emite uno de ejemplo y verifica que quede aprobado antes de pasar a Producción.

Cierre de la sesión

La implementación termina cuando el cliente registró al menos una compra por su cuenta, los reportes cuadran y, si eligió documento soporte, quedó aprobado. Finaliza y valida la grabación como en la clase 1.9: grabación, transcripción, resumen y PQR «Acta de reunión».

📚 Dónde se enseña paso a paso

Numeraciones y documento soporte se enseñan en estas clases y artículos:

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