¿Qué es un sistema ERP?
Son muchas las categorías que existen cuando se habla de
Software, las cuales nos van a permitir administrar nuestra
compañía de una forma eficiente. En la actualidad, todas las
empresas deben tener una gran orientación a la inversión y el
desarrollo de sus departamentos tecnológicos, teniendo en
cuenta que ya no existen empresas donde no se emplee la
tecnología, pues una empresa que esté en la industria del
transporte o cualquier otra industria debe entender que más
que una empresa es una plataforma tecnológica en procesos
como, la trazabilidad de sus pedidos, la facturación a sus
clientes, el sistema de comisiones de nóminas a sus empleados
y colaboradores, reportes tributarios e informes a fiscales,
todos estos se han convertido hoy en elementos comunes en la
administración de una empresa que pueden ser supremamente
complejos sin la ayuda de un Software ERP.
Es por esto que un Software que te ayude con estos procesos,
no puede ser una simple aplicación, tiene que ser el conjunto
de múltiples aplicaciones que estén fácilmente interconectadas
con el fin de tener la información centralizada. Es eso lo que
GouJana Software ERP tiene para ti.
Estos son algunos departamentos que pueden trabajar e implementar con nosotros:
- Facturación
- Contabilidad
- Nómina
- CRM
- Tesoreria
- Historia clínica
- Documentación
- Páginas web
- Tiendad online
- Agenda y administración del tiempo
Quiero darte la bienvenida a este mundo del Software. Resolveremos dos preguntas puntuales sobre el Software ERP.
Para eso primero vamos a ver unos principios que te pueden funcionar, esto va a ser muy interesante.
Principios para implementar un ERP
La información centralizada
Este principio va a tener gran importancia además, es un eje
fundamental en todo lo que hacemos porque no solamente
estamos en la era de la información, sino en la era de la
compresión de esa información, pero esta no va a tener
sentido si está dispersa, aislada, desordenada o es de
difícil acceso. Debido a la cantidad de requerimientos no
solo del mercado, sino legales y todos los que nosotros
hacemos a nuestras empresas, nos vemos en ocasiones forzados
a utilizar múltiples aplicaciones que han sido desarrolladas
y especializadas para una de las tantas funciones que tenemos
que ejecutar en ellas, entonces lo primero que tenemos que
hacer buscando ese principio de tener la información
centralizada y de fácil acceso, es encontrar un sistema que
permita administrar múltiples procesos, lo ideal sería que
fuese la mayor cantidad de procesos posibles.
Es muy frecuente que nosotros nos encontremos con clientes que
por ejemplo, llevan su gestión de historias clínicas y para
esto tenga un sistema de registro, en el caso de la industria
de la salud, y tengan otro sistema para los procesos de
facturación, adicional, para colmo de males tienen otro
sistema de contabilidad y otro sistema de nómina, lo que a la
larga se convierte no solo en tener múltiples sistemas, sino
tener múltiples bases de datos y esto, lo que va a generar,
es que se agrupen todos los conflictos de información que ni
siquiera puedes imaginar, porque no solamente tienes que
crear tu cliente en la historia clínica, sino también en la
facturación, en la contabilidad y luego en la nómina si
quieres pagar comisiones por ventas.
Centralizar esa información en un solo sitio y tenerla de
forma organizada va a representar una ventaja competitiva
supremamente grande.
¿Cómo puedes aplicar este principio no solamente a la hora de
evaluar un software, sino también a la hora de evaluar la
comunicación con toda tu organización?
Si tú envías la comunicación siempre es por correo electrónico
o también por WhatsApp, luego por Telegram, por Outlook y
luego por Drive, tu información no va a estar organizada y no
va a estar centralizada, entonces ahí va otro Consejo, no
utilices múltiples canales de comunicación para tu
organización, procura que la información se encuentre en un
mismo lugar.
Sé simple
También es importante aclarar que es fundamental procurar que
tus procesos sean los más simples y sencillos posibles no solo
en un sistema de administración o un Software, sino en tu
empresa como tal. Esto puede tornarse un poco complejo, ya
que sobre nuestra empresa y sistema, tenemos una cantidad casi
que ilimitada de requerimientos y de formas de hacer las cosas
para podernos adaptar al mercado, pero también requerimientos
legales que nos va a exigir el Gobierno en materia tributaria,
en materia laboral y en temas legales en general, entonces
hacer las cosas de forma simple y sencilla va posibilitar
darle un mejor manejo a tu empresa.
La simplicidad tiene muchas ventajas, una de ellas es que nos
permite crear empresas escalables, empresas funcionales,
empresas en las que no se dependa de una sola persona. En la
industria de la tecnología es una frase práctica que tenemos
que adoptar porque estamos ante un mundo de posibilidades
infinitas, entonces si nos quedamos evaluando sistemas o
imaginando procesos, no vamos a llegar a ningún lado, tenemos
que aceptar que la realidad funciona diferente a como nosotros
la proyectamos y solamente vamos a lograr que unos procesos
en nuestra empresa, sean acordes y realmente eficientes con
una planeación estratégica, pero más que eso sea una
evaluación compleja nos podemos sumar meses analizando un
sistema, pero eso no va a funcionar, hay que tener claro unos
principios de evaluación fundamentales.
Prioriza tus necesidades
Darle prioridad a funciones importantes en el momento en que tu empresa lo necesita es fundamental, teniendo en cuenta que todo lo que puede rodearlo es importante, solo que para ese momento en el que se encuentra, hay que diferenciar entre lo que es vital para tu empresa, de lo que realmente depende su buen funcionamiento, pues hay algunos recursos que son limitados y se debes priorizar, y otros que por el contrario, a pesar de que son importantes también, de deben ignorar con el fin de conservar la vitalidad de tu empresa. Teniendo esto claro, es importante entender lo que son las funciones vitales y no vitales dentro de una empresa.
Funciones vitales
¿Qué debe tener el Software que garantice que mi empresa entraría en bancarrota en una semana o en 3 días si no usa esas funciones? ¿Qué es lo indispensable que debe tener el sistema? Estas preguntas son muy fáciles de responder, yo me encuentro constantemente con clientes que me dicen, “Es que sin esa funcionalidad yo no puedo utilizar el sistema” y pregunto yo “¿Cuántos años tiene tu empresa?” a lo que responden, “Mi empresa tiene 20 años” nuevamente pregunto, “¿y esa funcionalidad la tiene actualmente algún Software que tu empresa tenga implementado? finalmente responden “NO”. Entonces no, no es una funcionalidad vital para tu empresa, cuando una funcionalidad es vital, significa que la empresa deja de existir si no las usa, es por esto que se convierte en una prioridad.
Funciones no vitales
Cuando encontramos esas funcionalidades vitales lo demás es
sencillo, lo que no es vital lo vamos a categorizar en unas
funcionalidades prácticas, las cuales permiten no solo haber
satisfecho esas funcionalidades vitales para mi empresa, sino
que me permiten llegar al nivel de eficiencia en unos procesos
estipulados. Te voy a hablar por ejemplo, de una función que
en este momento es vital para todas las empresas, es que el
sistema permite guardar una factura, pues guardar una factura
es algo supremamente básico y tenerlo sistematizado se
convierte en un elemento fundamental para muchas empresas,
pero a eso le podemos agregar una funcionalidad legal, por
ejemplo, la facturación electrónica no es un elemento vital
para tu empresa, es un elemento legal que sí o sí lo tenemos
que hacer. Cuando vamos a hablar por ejemplo, de una
funcionalidad práctica en el contexto de facturación sería
entonces cuando la facturación en el momento en que se emite,
esta actualice los inventarios; si tu sistema de facturación
no está integrado con los inventarios dependiendo del tamaño
de tu empresa, se puede volver indispensable, algo práctico
o simplemente un lujo innecesario, porque esa prioridad la
defines tú y la naturaleza de tu empresa, si vamos a hablar
de Amazon de Walmart o de Sodimac,por ejemplo, empresas que
son tan grandes, pues se convierte en un elemento vital
porque si no llevan un control dejarían de funcionar,
incluso ni siquiera lo harían en semanas, esto podría tardar
años para dejar de funcionar si presentan fallas estructurales.
Entonces esa clasificación entre función vital o función
práctica va a depender del tamaño de tu empresa. Ahora bien,
teniendo claro esos pequeños parámetros de evaluación, podemos
iniciarla evaluación.
Busca que el sistema tenga alta disponibilidad en la nube. Ya
no es viable que nosotros estemos peleando o discutiendo temas
sobre sí vamos a trabajar un sistema para instalarlo en
nuestros servidores, pues ya se ha aceptado esa tendencia y
hemos adoptado el sistema en nube, es imperativo que tu nuevo
sistema esté en la nube y eso va a respetar el primer principio
que hablamos, que es el acceso a la información de forma
fácil y segura. Tu Software ERP tiene que estar 100% disponible
y eso lo vamos a lograr cuando trabajamos con sistemas en
nube, para eso trabajaremos juntos pues nosotros prestamos un
servicio por medio de nube y contamos con la disponibilidad
necesaria, además garantizamos que nuestro sistema no se cae.
Desde cualquier dispositivo vamos a poder tener acceso, si
estamos en cualquier ciudad o país del mundo ya que esa
conectividad y el acceso a la información tiene que ser desde
múltiples lugares cuando vamos a tener una gran cantidad de
usuarios.
