Son muchas las categorías que existen cuando se habla de Software, las cuales nos van a permitir administrar nuestra compañía de una forma eficiente. En la actualidad, todas las empresas deben tener una gran orientación a la inversión y el desarrollo de sus departamentos tecnológicos, teniendo en cuenta que ya no existen empresas donde no se emplee la tecnología, pues una empresa que esté en la industria del transporte o cualquier otra industria debe entender que más que una empresa es una plataforma tecnológica en procesos como, la trazabilidad de sus pedidos, la facturación a sus clientes, el sistema de comisiones de nóminas a sus empleados y colaboradores, reportes tributarios e informes a fiscales, todos estos se han convertido hoy en elementos comunes en la administración de una empresa que pueden ser supremamente complejos sin la ayuda de un Software ERP. Es por esto que un Software que te ayude con estos procesos, no puede ser una simple aplicación, tiene que ser el conjunto de múltiples aplicaciones que estén fácilmente interconectadas con el fin de tener la información centralizada. Es eso lo que GouJana Software ERP tiene para ti.
Este principio va a tener gran importancia además, es un eje fundamental en todo lo que hacemos porque no solamente estamos en la era de la información, sino en la era de la compresión de esa información, pero esta no va a tener sentido si está dispersa, aislada, desordenada o es de difícil acceso. Debido a la cantidad de requerimientos no solo del mercado, sino legales y todos los que nosotros hacemos a nuestras empresas, nos vemos en ocasiones forzados a utilizar múltiples aplicaciones que han sido desarrolladas y especializadas para una de las tantas funciones que tenemos que ejecutar en ellas, entonces lo primero que tenemos que hacer buscando ese principio de tener la información centralizada y de fácil acceso, es encontrar un sistema que permita administrar múltiples procesos, lo ideal sería que fuese la mayor cantidad de procesos posibles. Es muy frecuente que nosotros nos encontremos con clientes que por ejemplo, llevan su gestión de historias clínicas y para esto tenga un sistema de registro, en el caso de la industria de la salud, y tengan otro sistema para los procesos de facturación, adicional, para colmo de males tienen otro sistema de contabilidad y otro sistema de nómina, lo que a la larga se convierte no solo en tener múltiples sistemas, sino tener múltiples bases de datos y esto, lo que va a generar, es que se agrupen todos los conflictos de información que ni siquiera puedes imaginar, porque no solamente tienes que crear tu cliente en la historia clínica, sino también en la facturación, en la contabilidad y luego en la nómina si quieres pagar comisiones por ventas. Centralizar esa información en un solo sitio y tenerla de forma organizada va a representar una ventaja competitiva supremamente grande. ¿Cómo puedes aplicar este principio no solamente a la hora de evaluar un software, sino también a la hora de evaluar la comunicación con toda tu organización? Si tú envías la comunicación siempre es por correo electrónico o también por WhatsApp, luego por Telegram, por Outlook y luego por Drive, tu información no va a estar organizada y no va a estar centralizada, entonces ahí va otro Consejo, no utilices múltiples canales de comunicación para tu organización, procura que la información se encuentre en un mismo lugar.
También es importante aclarar que es fundamental procurar que tus procesos sean los más simples y sencillos posibles no solo en un sistema de administración o un Software, sino en tu empresa como tal. Esto puede tornarse un poco complejo, ya que sobre nuestra empresa y sistema, tenemos una cantidad casi que ilimitada de requerimientos y de formas de hacer las cosas para podernos adaptar al mercado, pero también requerimientos legales que nos va a exigir el Gobierno en materia tributaria, en materia laboral y en temas legales en general, entonces hacer las cosas de forma simple y sencilla va posibilitar darle un mejor manejo a tu empresa. La simplicidad tiene muchas ventajas, una de ellas es que nos permite crear empresas escalables, empresas funcionales, empresas en las que no se dependa de una sola persona. En la industria de la tecnología es una frase práctica que tenemos que adoptar porque estamos ante un mundo de posibilidades infinitas, entonces si nos quedamos evaluando sistemas o imaginando procesos, no vamos a llegar a ningún lado, tenemos que aceptar que la realidad funciona diferente a como nosotros la proyectamos y solamente vamos a lograr que unos procesos en nuestra empresa, sean acordes y realmente eficientes con una planeación estratégica, pero más que eso sea una evaluación compleja nos podemos sumar meses analizando un sistema, pero eso no va a funcionar, hay que tener claro unos principios de evaluación fundamentales.
Darle prioridad a funciones importantes en el momento en que tu empresa lo necesita es fundamental, teniendo en cuenta que todo lo que puede rodearlo es importante, solo que para ese momento en el que se encuentra, hay que diferenciar entre lo que es vital para tu empresa, de lo que realmente depende su buen funcionamiento, pues hay algunos recursos que son limitados y se debes priorizar, y otros que por el contrario, a pesar de que son importantes también, de deben ignorar con el fin de conservar la vitalidad de tu empresa. Teniendo esto claro, es importante entender lo que son las funciones vitales y no vitales dentro de una empresa.
¿Qué debe tener el Software que garantice que mi empresa entraría en bancarrota en una semana o en 3 días si no usa esas funciones? ¿Qué es lo indispensable que debe tener el sistema? Estas preguntas son muy fáciles de responder, yo me encuentro constantemente con clientes que me dicen, “Es que sin esa funcionalidad yo no puedo utilizar el sistema” y pregunto yo “¿Cuántos años tiene tu empresa?” a lo que responden, “Mi empresa tiene 20 años” nuevamente pregunto, “¿y esa funcionalidad la tiene actualmente algún Software que tu empresa tenga implementado? finalmente responden “NO”. Entonces no, no es una funcionalidad vital para tu empresa, cuando una funcionalidad es vital, significa que la empresa deja de existir si no las usa, es por esto que se convierte en una prioridad.
Cuando encontramos esas funcionalidades vitales lo demás es sencillo, lo que no es vital lo vamos a categorizar en unas funcionalidades prácticas, las cuales permiten no solo haber satisfecho esas funcionalidades vitales para mi empresa, sino que me permiten llegar al nivel de eficiencia en unos procesos estipulados. Te voy a hablar por ejemplo, de una función que en este momento es vital para todas las empresas, es que el sistema permite guardar una factura, pues guardar una factura es algo supremamente básico y tenerlo sistematizado se convierte en un elemento fundamental para muchas empresas, pero a eso le podemos agregar una funcionalidad legal, por ejemplo, la facturación electrónica no es un elemento vital para tu empresa, es un elemento legal que sí o sí lo tenemos que hacer. Cuando vamos a hablar por ejemplo, de una funcionalidad práctica en el contexto de facturación sería entonces cuando la facturación en el momento en que se emite, esta actualice los inventarios; si tu sistema de facturación no está integrado con los inventarios dependiendo del tamaño de tu empresa, se puede volver indispensable, algo práctico o simplemente un lujo innecesario, porque esa prioridad la defines tú y la naturaleza de tu empresa, si vamos a hablar de Amazon de Walmart o de Sodimac,por ejemplo, empresas que son tan grandes, pues se convierte en un elemento vital porque si no llevan un control dejarían de funcionar, incluso ni siquiera lo harían en semanas, esto podría tardar años para dejar de funcionar si presentan fallas estructurales. Entonces esa clasificación entre función vital o función práctica va a depender del tamaño de tu empresa. Ahora bien, teniendo claro esos pequeños parámetros de evaluación, podemos iniciarla evaluación. Busca que el sistema tenga alta disponibilidad en la nube. Ya no es viable que nosotros estemos peleando o discutiendo temas sobre sí vamos a trabajar un sistema para instalarlo en nuestros servidores, pues ya se ha aceptado esa tendencia y hemos adoptado el sistema en nube, es imperativo que tu nuevo sistema esté en la nube y eso va a respetar el primer principio que hablamos, que es el acceso a la información de forma fácil y segura. Tu Software ERP tiene que estar 100% disponible y eso lo vamos a lograr cuando trabajamos con sistemas en nube, para eso trabajaremos juntos pues nosotros prestamos un servicio por medio de nube y contamos con la disponibilidad necesaria, además garantizamos que nuestro sistema no se cae. Desde cualquier dispositivo vamos a poder tener acceso, si estamos en cualquier ciudad o país del mundo ya que esa conectividad y el acceso a la información tiene que ser desde múltiples lugares cuando vamos a tener una gran cantidad de usuarios.