Cómo liquidar nómina en Colombia: guía paso a paso con ejemplo

Cómo liquidar nómina en Colombia es una de las dudas más frecuentes de quien contrata su primer empleado. En esta guía te explicamos el proceso completo — devengados, deducciones, aportes del empleador y provisiones de prestaciones — con un ejemplo numérico real sobre un salario de $2.000.000, para que entiendas exactamente qué recibe el trabajador y cuánto le cuesta a la empresa.

Qué significa liquidar la nómina

Liquidar la nómina es el proceso de calcular, para cada período de pago (quincenal o mensual), cuánto devenga cada trabajador, cuánto se le descuenta y cuánto debe aportar el empleador al sistema de seguridad social y a las prestaciones sociales. El resultado son tres cifras clave:

• Neto a pagar: lo que efectivamente recibe el trabajador en su cuenta.
• Aportes y parafiscales: lo que la empresa paga a salud, pensión, riesgos laborales y entidades parafiscales a través de la PILA.
• Provisiones: lo que la empresa reserva mes a mes para prima, cesantías, intereses de cesantías y vacaciones.

Una liquidación correcta no solo evita sanciones y demandas laborales: es la base del documento soporte de pago de nómina electrónica que se reporta a la DIAN y del costo laboral que ves en tus estados financieros.

Paso 1: calcular los devengados

Los devengados son todos los valores que el trabajador gana en el período. Los más comunes son:

• Salario básico: el valor pactado en el contrato por el período trabajado. Si el trabajador no laboró el mes completo, se liquida proporcional a los días trabajados (salario mensual ÷ 30 × días laborados).
• Auxilio de transporte: tienen derecho a él los trabajadores que devengan hasta dos salarios mínimos legales mensuales vigentes (2 SMMLV). Se suma al ingreso del trabajador y se tiene en cuenta para liquidar prestaciones sociales, pero no para calcular aportes a seguridad social.
• Horas extra y recargos: trabajo suplementario diurno o nocturno, recargos nocturnos, dominicales y festivos, cada uno con su porcentaje legal sobre el valor de la hora ordinaria.
• Comisiones y bonificaciones salariales: pagos variables que remuneran directamente el servicio y que entran en la base de aportes y prestaciones.

La suma de todos estos conceptos es el total devengado del período, el punto de partida de toda la liquidación.

Paso 2: aplicar las deducciones del trabajador

Sobre el salario (sin incluir el auxilio de transporte) se aplican las deducciones a cargo del trabajador:

• Salud: 4% del ingreso base de cotización (IBC).
• Pensión: 4% del IBC.
• Fondo de Solidaridad Pensional: aporte adicional del 1% para quienes devengan 4 SMMLV o más, con porcentajes mayores en rangos salariales altos.
• Retención en la fuente por salarios: aplica solo cuando el ingreso mensual depurado supera las bases establecidas en la tabla del artículo 383 del Estatuto Tributario; en salarios bajos y medios normalmente no hay retención.
• Otros descuentos autorizados: libranzas, embargos judiciales, aportes voluntarios o descuentos autorizados por escrito por el trabajador.

El resultado de restar las deducciones al total devengado es el neto a pagar.

Paso 3: liquidar los aportes del empleador

Además del salario, el empleador asume sus propios aportes sobre el IBC del trabajador:

• Salud: 8,5%. Muchas personas jurídicas están exoneradas de este aporte por los trabajadores que devengan menos de 10 SMMLV (beneficio de la Ley 1607 de 2012, hoy recogido en el artículo 114-1 del Estatuto Tributario).
• Pensión: 12%.
• Riesgos laborales (ARL): entre el 0,522% (riesgo I, labores administrativas) y el 6,96% (riesgo V, actividades de alto riesgo), 100% a cargo del empleador.
• Caja de compensación familiar: 4%.
• SENA (2%) e ICBF (3%): aplican cuando el empleador no goza de la exoneración mencionada; con ella, no se pagan por trabajadores de menos de 10 SMMLV.

Todos estos aportes se pagan mensualmente a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).

Paso 4: provisionar las prestaciones sociales

Las prestaciones sociales no se pagan cada mes, pero sí se causan cada mes. Por eso una buena liquidación incluye sus provisiones contables:

• Prima de servicios: un salario mensual por año, pagadero en dos cuotas (junio y diciembre). Provisión mensual: 8,33% de la base (salario + auxilio de transporte).
• Cesantías: un salario mensual por año, consignadas al fondo en febrero. Provisión mensual: 8,33% de la base.
• Intereses de cesantías: 12% anual sobre las cesantías acumuladas, pagados directamente al trabajador en enero. Provisión mensual aproximada: 1% de la base.
• Vacaciones: 15 días hábiles de descanso remunerado por año. Provisión mensual: 4,17% del salario (el auxilio de transporte no entra en esta base).

Ejemplo completo: liquidar un salario de $2.000.000

Supongamos un trabajador con contrato a término indefinido, salario mensual de $2.000.000, mes completo trabajado, sin horas extra, en una empresa de riesgo I (ARL 0,522%) que goza de la exoneración de salud, SENA e ICBF. Para simplificar el ejemplo asumimos que no tiene derecho a auxilio de transporte.

Devengados

• Salario básico: $2.000.000
• Total devengado: $2.000.000

Deducciones del trabajador

• Salud (4%): $2.000.000 × 4% = $80.000
• Pensión (4%): $2.000.000 × 4% = $80.000
• Total deducciones: $160.000

Neto a pagar al trabajador: $2.000.000 − $160.000 = $1.840.000

Aportes del empleador

• Pensión (12%): $240.000
• Salud (8,5%): $170.000 → $0 por exoneración (trabajador de menos de 10 SMMLV en persona jurídica exonerada)
• ARL riesgo I (0,522%): $10.440
• Caja de compensación (4%): $80.000
• SENA e ICBF: $0 por exoneración
• Total aportes del mes: $330.440

Provisiones de prestaciones sociales

• Prima de servicios (8,33%): $166.600
• Cesantías (8,33%): $166.600
• Intereses de cesantías (≈1%): $20.000
• Vacaciones (4,17%): $83.400
• Total provisiones del mes: $436.600

Resumen del costo total

• Salario: $2.000.000
• Aportes del empleador: $330.440
• Provisiones de prestaciones: $436.600
• Costo total para la empresa: $2.767.040 (aproximadamente un 38% adicional sobre el salario; sin exoneración de salud, SENA e ICBF el sobrecosto superaría el 50%).

El trabajador recibe $1.840.000, pero para la empresa ese mismo empleado cuesta cerca de $2,77 millones al mes. Esa diferencia es exactamente lo que una liquidación bien hecha debe dejar claro y contabilizado.

Después de liquidar: reportar la nómina electrónica a la DIAN

Liquidar la nómina ya no termina con la transferencia bancaria. Los empleadores obligados deben generar y transmitir a la DIAN el documento soporte de pago de nómina electrónica con los devengados, deducciones y neto de cada trabajador, dentro de los diez primeros días hábiles del mes siguiente. Si aún no estás habilitado, revisa nuestra guía de nómina electrónica DIAN: cómo habilitarla paso a paso, y si ya transmites, te conviene conocer los errores más comunes que rechaza el validador de la DIAN.

Cómo automatizar la liquidación de nómina

Hacer estos cálculos a mano cada mes, empleado por empleado, es lento y propenso a errores que terminan en sanciones o en pagos incorrectos. Un software de nómina electrónica como GouJana liquida automáticamente devengados, deducciones, aportes y provisiones, genera la PILA y el documento soporte de nómina electrónica para la DIAN, y contabiliza todo directamente en tu software contable con el PUC colombiano, sin hojas de cálculo ni doble digitación.

¿Quieres profundizar en cada prestación? Lee la guía completa de prestaciones sociales en Colombia.

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